Dobra organizacja biura dla maksymalnej produktywności

Według agencji Eurostat przeciętna długość życia zawodowego Polaków wynosi 34 lata i 3 miesiące, czyli jedną trzecią życia. Nic więc dziwnego, że coraz więcej pracowników chce wykonywać służbowe obowiązki w możliwie najbardziej komfortowych warunkach. Aby je zapewnić, właściciele firm powinni znać zasady sprawnej i efektywnej organizacji biura.

CRM dla małych firm

Jeśli dobra organizacja biura kojarzy Ci się z uporządkowanym i wygodnym stanowiskiem pracy – po części masz rację. W praktyce jednak organizacja pracy i biura to coś więcej niż ergonomiczny fotel czy regulowane biurko.

Komfort oraz efektywność podczas wykonywania służbowych obowiązków można zwiększyć dzięki narzędziom CRM, które jednocześnie pozwalają na koordynację działań biznesowo-sprzedażowych. Nawet gdy firma dopiero zaczyna działalność, inwestycja w oprogramowanie CRM jest konieczna, jeśli chcesz budować trwałe relacje z klientami w przyszłości.

Wdrażając to rozwiązanie, zwiększysz sprzedaż, napędzisz rozwój biznesu i zapewnisz kontrahentom wyjątkowe doświadczenia. Niektóre narzędzia zawarte w oprogramowaniu CRM pozwalają również zarządzać projektami, automatyzować procesy, tworzyć raporty, a nawet promować firmę w internecie. Choć samo oprogramowanie nie wystarczy dla sprawnego funkcjonowania biura, to generowane przez nie korzyści są nieocenione.

Zanim wdrożysz oprogramowanie CRM, najpierw powinieneś zastanowić się, czy organizacja stanowiska pracy biurowej jest dopasowana do wykonywanych czynności i ich charakteru. Ma to znaczenie niezależnie od tego, czy pracownicy wykonują obowiązki z domu, czy też stacjonarnie. Jednak w tym drugim przypadku to właśnie Ty jesteś odpowiedzialny za zapewnienie podwładnym odpowiednich warunków na czas pracy.

Organizacja stanowiska pracy biurowej

Jeśli chcesz, aby produktywność była priorytetem, tylko właściwa organizacja biura firmy może to zapewnić. Jak ją osiągnąć? Przygotowaliśmy garść praktycznych porad!

Biurko

Jak podaje Światowa Organizacja Zdrowia, odpowiednia postawa poprawia samopoczucie i jest niezbędna w przypadku długiej i ciężkiej pracy – zwłaszcza umysłowej. W związku z tym warto zapewnić swoim pracownikom biurka, które mają szereg ergonomicznych funkcji, np. regulację wysokości.

Umieszczenie monitora na wysokości oczu jest lepsze dla kręgosłupa i wzroku, a także dla produktywności. Ważne jest również, aby na biurku było wystarczająco dużo miejsca, niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy. Jeśli jest ono zbyt ciasne i brakuje na nim miejsca, aby pomieścić stosy dokumentów i urządzenia takie jak drukarka, monitor i laptop, produktywność pracowników spada.

Fotel

Znaczenie mebli w biurze nie kończy się tylko na wygodzie. Ich rola w produktywności pracowników i sprawnym funkcjonowaniu miejsca pracy jest szersza, niż mogłoby się wydawać. Szczególnie duże znaczenie ma odpowiedni fotel, który powinien:

• być stabilny i umożliwiać użytkownikowi wygodną pracę,
• mieć regulowaną wysokość,
• mieć oparcie z regulacją wysokości i nachylenia.

Ważne jest również to, aby szerokość siedziska nie była większa niż szerokość bioder osoby z niego korzystającej. Dla zwiększenia komfortu pracy możesz wyposażyć wszystkie stanowiska w podnóżek, który w znacznym stopniu może przyczynić się do zmniejszenia u pracowników ryzyka problemów występujących w dolnym odcinku kręgosłupa.

Oświetlenie

Dobra organizacja biura musi uwzględniać również właściwe oświetlenie. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom biurowym dwóch źródeł światła:

• sztucznego,
• naturalnego

Podstawową zasadą jest łączenie pośredniego światła w pomieszczeniu ze światłem bezpośrednim padającym przez otwory okienne. Idealne oświetlenie stanowiska pracy pomoże Twoim pracownikom zachować czujność, kreatywność, energię i odpowiedni stan umysłu, aby dać z siebie 100 proc. każdego dnia.

Układ źródeł światła powinien zapewniać równomierne oświetlenie całej przestrzeni biurowej. Dla dużych, otwartych środowisk biurowych najlepszym rozwiązaniem są żarówki fluorescencyjne lub diody elektroluminescencyjne (LED), które są tańsze w eksploatacji i mają dłuższą żywotność w porównaniu z żarówkami jarzeniowymi.

Ponadto warto wyposażyć każde stanowisko pracy w lampę stojącą o jasności nie większej niż 300 luksów. Organizując stanowiska pracy biurowej, pamiętaj także o tym, aby sprzęt komputerowy i biurka były ustawione tyłem do okien – pozwoli to Twoim pracownikom uniknąć nieprzyjemnego efektu oślepienia.

Organizacja przestrzeni biurowej

Sposobem na osiągnięcie produktywności oraz zapewnienie przyjaznej atmosfery współpracy i swobodnej interakcji w miejscu pracy jest dobra organizacja przestrzeni biura. Konfigurowanie otwartych stanowisk może być bardziej atrakcyjne dla pracowników, jeśli zastosujesz jasne i żywe kolory.

Również jednolity zestaw mebli w holu czy strefie obiadowej wpływa na komfort i satysfakcję pracowników. Duży, wąski stół z większą liczbą krzeseł umożliwi dzielenie się pomysłami i sprawniejszą komunikację podczas lunchu.

Kluczową kwestią w kontekście organizacji przestrzeni biura firmy jest również promowanie aktywności fizycznej i zapewnienie pracownikom miejsca, w którym będą mogli odpocząć czy zadbać o ruch po 8-godzinnej zmianie.

Nie musisz od razu inwestować w siłownię – wystarczy, że zakupisz podstawowe zestawy do ćwiczeń (np. stoły do ping-ponga, piłkarzyki, tarcze do lotek itp.). Nawet niewielka aktywność fizyczna w ciągu dnia sprawi, że wydajność pracowników firmy w biurze wzrośnie. Dzięki regularnemu ruchowi znacznie zmniejszy się absencja chorobowa.

Akcesoria komputerowe – efektywne działanie biura

Urządzenia peryferyjne takie jak: monitory, drukarki, słuchawki, kamery, myszy oraz klawiatury są obowiązkowymi elementami wyposażenia każdego użytkownika. Istotnie wpływają na komfort, efektywność i jakość pracy przy komputerze.

Ich dobre dopasowanie do własnych potrzeb, świadomy wybór oraz dbałość o jakość wykonania mogą znacząco wpłynąć na efektywność i wygodę podczas pracy.

W ofercie Orange dla Firm stawiamy na rozwiązania biznesowe sprawdzonych producentów, takich jak: Brother, Lenovo, Logitech, Samsung, Sharp/NEC, Poly.

Monitory

Stanowią okno do wirtualnego świata. Wielkość, rozdzielczość, ergonomia czy ochrona to tylko niektóre z kryteriów, które należy uwzględnić podczas wyboru monitora.

Przed zakupem warto zastanowić się do czego będzie nam służył i gdzie będzie stał.

• Jeśli nie chcemy nadwyrężać odcinka szyjnego kręgosłupa dobrym wyborem będzie ergonomiczny model z regulacją wysokości.
  
  
• Jeśli pracujemy nad dokumentami, czy programujemy, to dużym udogodnieniem jest możliwość pracy w trybie portretowym (orientacja dokumentu – tryb pionowy).

Dużą popularnością cieszy się również wbudowany hub USB-C, dzięki któremu laptop podłączamy jednym przewodem i mamy zapewnione zasilanie, wyświetlanie, multimedia, a nawet sieć LAN.

Słuchawki

Dźwięk odgrywa istotną rolę nie tylko podczas pracy, ale również podczas podróży, relaksu czy rozrywki.

W zależności od charakteru pracy możemy wybrać słuchawki przewodowe USB, na jedno lub dwoje uszu lub bezprzewodowe, działające w technologii Bluetooth, dzięki czemu bez problemu sparujemy je i z laptopem, i ze smartfonem.

Dobre słuchawki do biura charakteryzują się wydajnymi systemami redukcji hałasu:

• izolacja pasywna – zapewniają ją duże nauszniki wykończone materiałem skóropodobnym, które łatwo dopasowują się do kształtu głowy,
  
  
• izolacja aktywna, tzw. ANC (ang. Active Noise Cancellation) – to dodatkowe wyciszenie hałasu otoczenia uzyskane dzięki wbudowanej elektronice.

Kolejnym ważnym elementem profesjonalnych słuchawek jest mikrofon, a w zasadzie zestaw mikrofonów, który gwarantuje odcięcie odgłosów otoczenia, dzięki czemu nasi rozmówcy usłyszą jedynie nas. Tego typu rozwiązania są nieodzowne, gdy zależy nam na klarownej komunikacji z klientami, np. w telefonicznym biurze obsługi klienta (Contact Center), czy podczas wideokonferencji.

Drukarki

Choć wiele dokumentów przetwarzanych jest dziś głównie w formie elektronicznej, drukarki wciąż pozostają niezastąpione w wielu sytuacjach. Najczęściej korzystają z nich firmy, które przechowują dokumentację w wersji papierowej, np. kancelarie prawne, biura rachunkowe, firmy medyczne, ale mogą być to także szkoły czy przedszkola drukujące materiały edukacyjne dla swoich podopiecznych.

Do małego biura będziemy zazwyczaj szukać urządzenia wielofunkcyjnego, które oprócz druku dwustronnego zapewni nam również skanowanie, kopiowanie a nawet faksowanie, oraz pozwoli na łatwe drukowanie bezprzewodowe ze smartfonu czy tabletu.

• Istotnym czynnikiem decydującym o wyborze będą koszty eksploatacji i łatwość obsługi. W przypadku drukarki atramentowej 4w1 Brother MFC-T920DW w komplecie otrzymamy zestaw atramentów do samodzielnego uzupełniania, pozwalających wydrukować aż 15.000 stron czarno-białych lub 5.000 w kolorze.
  
  
• Monochromatyczna drukarka laserowa 3w1 Brother DCP-L2622DW wyposażona jest w toner wystarczający na wydruk 700 stron z prędkością 34 stron na minutę.

Kamery

W erze wideokonferencji, nagrywania podcastów wideo czy live streamingu, jakość kamery jest zdecydowanie najistotniejszym elementem.

Wysoka rozdzielczość, odpowiedni kąt widzenia czy funkcja automatycznego podążania za osobą mówiącą, to cechy, które wpływają na jakość i komfort korzystania z kamery.

• Zintegrowany mikrofon kierunkowy z funkcją redukcji zakłóceń otoczenia pozwoli realizować nagrania w normalnych warunkach domowych.
  
  
• Warto się zastanowić, czy z kamery będzie korzystać tylko jedna osoba, czy może będziemy jej chcieli używać także w sali konferencyjnej. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę kamery:
  – z lepszą optyką, które automatycznie podążają za osobą mówiącą,
  – z wbudowanym zestawem głośnomówiącym Bluetooth.

Myszy i klawiatury

Mysz i klawiatura są interfejsami pomiędzy użytkownikiem, a komputerem, dlatego ergonomiczny design oraz precyzyjne działanie ułatwiają nam pracę.

• Myszy i klawiatury wyposażone w dodatkowe przyciski programowalne stanowią preferowane rozwiązania dla profesjonalistów, którzy potrzebują szybko przełączać się między obiektami oraz błyskawicznie uruchamiać aplikacje.
  
  
• Ważne są także: ergonomia i wygoda użytkowania. Dobrze dobrany sprzęt pozwoli zredukować zmęczenie i ryzyko urazów wynikających z długotrwałego korzystania.

Planowanie dnia oraz tygodnia

Planowanie spotkań i organizacja dnia są bardzo ważnym aspektem codziennej pracy. Poświęcenie od pięciu do dziesięciu minut na sporządzenie listy rzeczy do zrobienia w formie papierowej lub cyfrowej usprawni pracę.

Mając wgląd do kalendarza, unikniesz ryzyka pominięcia ważnego spotkania biznesowego czy też potrzeby wprowadzania drastycznych zmian w grafiku. Pomoże to Tobie oraz Twoim pracownikom zachować jasne wyobrażenie o swoich celach. Planowanie dnia oraz tygodnia to tylko jeden z kroków do poprawy produktywności. Dla efektywnej organizacji pracy kluczowe jest także:

• ograniczenie wielozadaniowości,
• robienie 15-minutowych przerw,
• zidentyfikowanie czynników rozpraszających uwagę i wyeliminowanie ich,
• utrzymywanie porządku w miejscu pracy,
• wprowadzenie równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym (work-life balance).

Narzędzia online do organizacji pracy biura

Dobra organizacja pracy i biura nie kończy się na zapewnieniu pracownikom odpowiednio oświetlenia, ergonomicznych mebli czy dostępu do przestrzeni rekreacyjnej. Istnieje szereg różnych aplikacji i narzędzi online stworzonych w celu optymalizacji wykonywania codziennych zadań biurowych. Z większości z nich można korzystać bezpłatnie na różnych urządzeniach – zarówno stacjonarnych, jak i przenośnych. Inne udostępniane są w ramach subskrypcji (rocznej lub miesięcznej).

Kalendarz

Kalendarze cyfrowe są niezbędne w planowaniu spotkań, obliczaniu czasu spędzonego na określonych czynnościach, a także przypominaniu o ważnych wydarzeniach. Korzystanie z nich to kolejny krok do efektywnej organizacji pracy w biurze. Na rynku istnieje wiele aplikacji, które pomagają połączyć potrzeby związane z zarządzaniem projektami i kalendarzem w jednym pulpicie nawigacyjnym. Najpopularniejsze z nich to:

• Kalendarz Google,
• Calendly,
• Doodle,
• Outlook Customer Manager.

E-mail

Asystent poczty to oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail, integrujące narzędzia ułatwiające zarządzanie, sortowanie, organizowanie i wysyłanie wiadomości. Najpopularniejszą aplikacją tego typu jest Gmail od Google, jednak wielu producentów oferuje dużo bardziej rozbudowane narzędzia dedykowane firmom, takie jak:

• Front,
• Moosent,
• Microsoft Outlook,
• SaneBox.

Komunikator wewnętrzny

Jeszcze kilkanaście lat temu jedynymi sposobami komunikacji wewnętrznej były e-maile lub rozmowy telefoniczne. Obecnie powstaje coraz więcej komunikatorów wewnętrznych, których działanie wykracza poza zwykłą wymianę wiadomości.

Ich zadaniem jest zapewnienie narzędzi, dzięki którym zespół może być ogólnie bardziej wydajny. Firmy mogą inwestować we własne oprogramowanie do komunikacji, jak również skorzystać z rozwiązań zewnętrznych dostawców usług w chmurze. Najpopularniejsze aplikacje do komunikacji biznesowej to:

• Slack,
• ClickUp,
• Microsoft Teams,
• Stack Overflow.

Lista zadań to-do

Listy zadań to-do to proste w użyciu aplikacje umożliwiające organizację pracy w różnych widokach, takich jak lista, siatka, kalendarz i tablica. Możesz przypisywać terminy, ustawiać statusy, nadawać priorytety oraz przydzielać zadania/projekty poszczególnym członkom zespołu. Oto niektóre z najlepszych narzędzi do tworzenia listy zadań:

• Todoist,
• Trello,
• Google Tasks,
• Microsoft To Do.

CRM

System CRM (Customer Relationship Management) to oprogramowanie integrujące funkcjonalności wszystkich powyższych narzędzi. W ramach CRM Twoi pracownicy mogą więc planować spotkania, wysyłać spersonalizowane wiadomości e-mail, komunikować się między sobą, ale nie tylko. System CRM umożliwia automatyzację i integrację wszystkich działań sprzedażowych, marketingowych i obsługi klienta. Dzięki temu rozwiązaniu praca jest wydajniejsza i bardziej efektywna.

CRM w organizacji pracy biurowej

Szukasz programu pomocnego w organizacji pracy biurowej w małej firmie? Odpowiedzią jest CDXP – kompleksowy system zarządzania relacjami z klientami (CRM) od Orange opracowany wspólnie z firmą QuarticOn, który wchodzi w skład większego pakietu usług dla e-commerce. Największe korzyści z wdrożenia go w Twojej organizacji obejmą:

• szybszą obsługę klienta,
• możliwość tworzenia strategii marketingu ukierunkowanego,
• lepszą i wydajniejszą współpracę,
• zwiększenie dochodów,
• zarządzanie lejkiem sprzedażowym,
• dostęp do szczegółowych danych analitycznych i raportów.

Wypróbuj już teraz rozbudowany program, dzięki któremu organizacja pracy i zarządzanie procesami biznesowymi będą prostsze niż do tej pory!