3 minuty czytania
Firma rozproszona. Nowe zasady dla pracodawców
Upowszechnienie się mobilnej pracy sprawiło, że zaczęły pojawiać się również związane z nią wątpliwości. Czy pracodawcy powinni pokrywać koszty zużycia prądu w domowych biurach? Czy pracownik może pracować z baru na Malediwach? Te i inne kwestie mają uregulować zapowiadane zmiany w kodeksie pracy.
Firmy o rozproszonej strukturze muszą rozwiązywać wiele kwestii, które wpływają na funkcjonowanie organizacji. Do tej pory część z nich bywała pomijana przez polskich pracodawców. W obliczu zapowiadanych zmian w kodeksie pracy wiele aspektów funkcjonowania rozproszonych firm będzie musiało jednak zostać uregulowanych.
Różne oblicza rozproszonego biznesu
Firma o rozproszonej strukturze to taka, w której pracownicy albo całe oddziały współpracują ze sobą w trybie wirtualnym z różnych miejsc. W rzeczywistości rozproszony biznes może wyglądać bardzo różnie.
Są to zarówno firmy rozproszone z wieloma oddziałami stacjonarnymi w całej Polsce lub w kilku krajach, jak i organizacje, w których członkowie zespołów rozproszonych mogą pracować zdalnie ze swoich domów, kawiarni czy hotelu na Malediwach. Każda z tych sytuacji wymaga nieco innego podejścia, narzędzi i ustalenia kwestii formalnych. Przy stosunkowo krótkim stażu pracy zdalnej w organizacjach i braku adekwatnych regulacji prawnych wciąż mamy z tym trudności.
Firma rozproszona to oszczędności i większa efektywność
Przejście w tryb pracy zdalnej nastąpiło w Polsce dość gwałtownie. I choć pierwotnie była ona traktowana jako rozwiązanie tymczasowe, szybko dostrzeżono jej zalety. Pracownicy docenili, że nie muszą tracić czasu na dojazdy, mogą łatwiej przypilnować domowych spraw i zwolnić tempo życia.
Właściciele biznesów zauważyli, że efektywność w firmie o rozproszonej strukturze może być znacznie większa. Ponadto zdalna praca oznacza obniżenie kosztów prowadzenia biura stacjonarnego – rezygnuje się z dużych powierzchni na rzecz bardziej kameralnych, a więc i tańszych.
Koszty domowego biura
Mniej pracowników w biurze to także niższe rachunki za prąd, serwis sprzątający i artykuły codziennego użytku. Tyle że koszty te wcale nie zniknęły. Zostały przeniesione na pracowników. Kto zatem powinien płacić za internet lub prąd – pracownik czy pracodawca? Do tego dochodzą kwestie związane z urządzeniem stanowiska pracy. Nie każdy dysponuje odpowiednim biurkiem, krzesłem czy oświetleniem. W stacjonarnym biurze pracodawca musi je zapewnić, a w domowym? Obecne przepisy tego nie określają. Wkrótce ma się to jednak zmienić.
Nadchodzą zmiany w kodeksie pracy
W 2022 r., w związku z wdrażaniem dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, planowane są zmiany w kodeksie pracy. Uregulują one między innymi zasady zatrudnienia w firmach rozproszonych. Mają na celu poprawienie równowagi między pracą a życiem prywatnym i mogą okazać się wyzwaniem dla pracodawców. Nie należy jednak spodziewać się rewolucji.
Przede wszystkim wiele aspektów pracy zdalnej będzie wciąż opierało się na porozumieniu między pracownikiem a pracodawcą. Tyle że pracodawca będzie miał obowiązek te zasady sprecyzować i uwzględnić w umowie. Nowością jest głównie wprowadzenie prawa do 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku.
Pracownik będzie miał więc prawo do wystąpienia z wnioskiem o wykonywanie swoich obowiązków spoza biura przez określony czas. Obowiązywałyby przy tym podobne zasady, jak obecnie w przypadku przyznawania urlopów, z tą różnicą, że takie rozwiązanie będzie dostępne tylko dla pracowników, których obowiązki faktycznie mogą być w pełni wykonywane spoza siedziby firmy rozproszonej.
Pracodawcy mogą kontrolować
Zgodnie z nowymi przepisami na pracodawcy będą spoczywały koszty związane z pracą zdalną. W przypadku zużycia prądu czy internetu może to być ryczałt lub ekwiwalent. Otrzymają również dodatkowe uprawnienia. Pracownik będzie miał obowiązek przedstawienia do akceptu miejsca, z którego zamierza wykonywać swoje zadania. Pracodawca nie musi więc np. wyrazić zgody na pracę z innego kraju lub w podróży z miejsca na miejsce – wciąż będzie to jego dobra wola.
Pracownik zdalny powinien również otrzymać listę kontrolną i potwierdzić, że jego stanowisko pracy spełnia wszystkie podpunkty. To dla pracodawcy zabezpieczenie na wypadek, gdyby nieodpowiednie warunki w domowym biurze stały się powodem problemów zdrowotnych. Przykładowo, pracownik, który doznał urazu kręgosłupa, pracując w niewygodnej pozycji, mógłby zażądać od firmy rozproszonej odszkodowania. Z tego też względu pracodawca będzie miał możliwość skontrolowania, czy pracownik faktycznie znajduje się we wskazanym miejscu, a także czy jego stanowisko pracy spełnia zasady BHP. Takie kontrole musiałyby jednak być wcześniej zapowiadane.
Rozproszona firma – skupieni pracownicy
Uregulowanie kwestii prawnych i kontrolowanie stanowisk pracy nie rozwiąże jednak największych problemów łączących się z pracą zdalną – trudności z koncentracją oraz oddzieleniem życia prywatnego od służbowego.
Zdecydowanie bardziej motywująca jest dobra komunikacja z resztą zespołu rozproszonego i przełożonymi oraz bieżąca kontrola postępu prac. Dzięki dostępnym na rynku rozwiązaniom technologicznym dobra organizacja zdalnej pracy nie musi być trudna. Konferencje wideo na Teamsach pomogą zmotywować zespół rozproszony i podtrzymać relacje. Dzięki usłudze One Drive można bez trudu dzielić się plikami i pracować równolegle na jednym dokumencie. Zaawansowane funkcje poczty pozwalają na współdzielenie kalendarzy, dzięki czemu łatwo sprawdzimy grafiki współpracowników i efektywniej zaplanujemy spotkania.
Tego typu narzędzi jest wiele. Są dostępne również w ramach oferowanych przez Orange pakietów wspierających pracę zdalną, a ich dobór zależy od specyfiki działalności firmy rozproszonej. Ich umiejętne wykorzystanie sprawi, że minusy zdalnej pracy nie przesłonią nam plusów.
