Rozkręć biznes – 10 narzędzi do e-biura

Duże organizacje, które do tej pory pracowały w trybie stacjonarnym, dziś coraz częściej szukają dla niego alternatyw. Praca zdalna, mobilna czy hybrydowa? Niezależnie od tego, który z tych modeli wdrożymy, będziemy potrzebowali rozwiązań umożliwiających efektywną zdalną współpracę. Oto 10 narzędzi dla firm, które usprawnią pracę w firmach o rozległej i złożonej strukturze.

Chociaż komputer stanowi absolutną podstawę pracy w cyfrowym biurze, on sam nie tworzy jeszcze e-biura. Do tego potrzebne są rozwiązania, które umożliwią zdalną współpracę, zapewnią łączność, bezpieczeństwo i komfort pracy. Duże firmy mają w swojej flocie dziesiątki, a często nawet setki takich urządzeń.

Jak sprawić, by ich użytkownicy mieli dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi, niezależnie od tego, gdzie się akurat znajdują? Czy firmowy zespół IT jest w stanie zapewnić szybką pomoc rozproszonemu zespołowi? Podpowiadamy, po które narzędzia i rozwiązania warto sięgnąć, by nie musieć się o to dłużej martwić.      

1. Microsoft 365

Część firm wciąż sięga po bezpłatne pakiety oprogramowania biurowego. Być może miało to uzasadnienie w czasach, gdy ograniczało się ono głównie do arkusza kalkulacyjnego i edytora tekstu. Dzisiejszy pakiet Microsoft 365 oferuje jednak znacznie więcej funkcji i nie da się go zastąpić żadnym darmowym oprogramowaniem.

Microsoft 356 to kompleksowe narzędzie do zdalnej współpracy, które umożliwia integrację z różnymi aplikacjami i współdzielenie plików, a także udostępnia wersję na urządzenia mobilne. Ponadto dostarcza wielu dodatkowych rozwiązań online, takich jak aplikacje do tworzenia list zadań, układania harmonogramów czy dokonywania rezerwacji. Jeśli chcemy mieć wiele narzędzi do e-biura w jednym – Microsoft 365 będzie najlepszym wyborem.

2. VPN, bezpieczne połączenie

Wysoka jakość transmisji danych i bezpieczeństwo należą do najważniejszych elementów e-biura. Większość firm potrzebuje bezpośredniego i niezawodnego dostępu do serwerów, systemów i baz danych. W firmach wielooddziałowych i rozproszonych często stosuje się w tym celu sieć VPN, czyli wirtualną sieć prywatną (Virtual Private Network). Dzięki niej możliwe jest szyfrowane, bezpieczne połączenie, niedostępne dla osób postronnych.

Firmowy VPN, oparty na współdzielonej sieci szkieletowej IP MPLS, umożliwia sprawne działanie kluczowych dla firmy narzędzi, między innymi aplikacji finansowo-księgowych, ERP, SCM czy CRM.

Aby zamówić usługę Biznesowy VPN od Orange, odwiedź naszą stronę.

3. Internet mobilny

Większość współczesnych firm potrzebuje nie tylko internetu stacjonarnego, lecz także internetu mobilnego. Wyposażenie firmowych smartfonów w mobilny internet to dziś standard. Nie wystarczy jednak sam dostęp do sieci firmowej. Trzeba jeszcze w bezpieczny sposób umożliwić urządzeniom mobilnym korzystanie z firmowych danych. Tu z pomocą przychodzi APN.

APN to usługa pozwalająca na dostęp do danych firmowych na urządzeniach mobilnych. Pracownicy mogą korzystać z wewnętrznych zasobów sieci ze swoich smartfonów i przesyłać dane pomiędzy terminalami. Dostęp do niej mają wyłącznie karty SIM wskazane przez administratora.

Jeśli interesuje Cię usługa Prywatny APN w Orange, odwiedź nasz portal.

4. Komunikatory internetowe

Na rynku istnieje ogromny wybór aplikacji do komunikacji, co może okazać się pewną pułapką. Taka rozproszona komunikacja powoduje chaos, umykanie tematów i nieporozumienia. Czasem nie da się tego uniknąć – szczególnie gdy mamy do czynienia z wieloma klientami. Dobrą praktyką jest jednak korzystanie z narzędzi umożliwiających integrację z różnymi aplikacjami, dzięki czemu całą komunikację w firmie, a przynajmniej jej większą część, możemy mieć w jednym miejscu.

Wybierając komunikator, warto postawić na jedno rozwiązanie wyposażone w różne funkcjonalności – takie jak Microsoft Teams. W tej aplikacji możemy m.in. odbywać telekonferencje i wideokonferencje, współdzielić ekran, a także korzystać z komunikatora tekstowego.

5. Słuchawki

Bariery w zdalnej komunikacji mogą być różnorodne. Jedną z nich, bardzo prostą, a zarazem bardzo istotną, jest hałas. Praca w domu nie dla każdego oznacza ciszę i spokój. Wiedzą o tym m.in. rodzice małych dzieci czy posiadacze zwierząt. Ale nie tylko. Jeśli podczas ważnej prezentacji biznesowej online słychać dobiegające z czyjegoś mieszkania wiercenie czy odgłosy ulicy, może to zepsuć całe spotkanie.

Słuchawki z mikrofonem posiadającym funkcję tłumienia hałasów z zewnątrz to narzędzie, które stosunkowo niewielkim kosztem może bardzo poprawić komfort pracy w e-biurze. Nie tylko pomagają się skoncentrować, lecz także eliminują zakłócenia podczas telekonferencji i poprawiają poczucie prywatności podczas pracy zdalnej w domowym biurze.

6. Monitory

Kolejnym urządzeniem peryferyjnym, które może poprawić jakość pracy w e-biurze, jest monitor. Praca na ekranach laptopów bywa męcząca dla tych, którzy dużo czasu spędzają w arkuszach kalkulacyjnych czy aplikacjach księgowych. Wyposażenie stanowiska pracy w monitor może znacznie podnieść wydajność pracy. Odpowiednio ustawiony umożliwi też utrzymanie prawidłowej pozycji przy biurku, zmniejszając prawdopodobieństwo pojawienia się problemów z kręgosłupem. Monitory wyposażone w filtry dodatkowo pomogą chronić wzrok podczas wielogodzinnej pracy przy komputerze.

7. Wsparcie IT

Rozwiązywanie problemów technicznych w e-biurze może wydawać się problematyczne. Choć pozornie wydaje się to dużym wyzwaniem i wydatkiem, wcale nie musi nim być. Istnieją rozwiązania, które zapewnią dostęp do kompleksowych usług IT w cenie od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych miesięcznie.

 Wsparcie IT oferowane przez Orange dla Firm zapewnia dostęp do infolinii, opiekę konsultanta oraz naprawę poprzez zdalne zalogowanie do komputera. W bardziej rozbudowanych pakietach usługi Wsparcie IT możliwe jest również obejrzenie sprzętu przez informatyka w miejscu wskazanym przez klienta, a także zabranie laptopa do naprawy i udostępnienie sprzętu zastępczego.

8. Automatyzacja

Rozwój technologiczny sprawia, że coraz więcej procesów da się przyspieszyć. Automatyzacja jest możliwa na wielu polach. Prowadząc e-biuro, warto szukać rozwiązań, które umożliwią ją również w naszej organizacji.

Możliwości jest wiele i ich dobór zależy od specyfiki firmy. Przykładowo proces windykacji może być wspomagany przez automaty dzwoniące do klientów z przypomnieniem. Dobrym rozwiązaniem jest również ustawienie automatycznych przekierowań pomiędzy telefonami pracowników, tak by żadne połączenie nie pozostało bez odpowiedzi.

Wirtualny charakter takich rozwiązań sprawia, że nie wymagają one fizycznej centrali telefonicznej w siedzibie firmy czy osoby zatrudnionej do odbierania telefonów w biurze.

Aby poznać rozwiązania do automatyzacji komunikacji dostępne w ofercie Orange dla Firm, odwiedź stronę.

9. Eventy online

Nie można zapominać, że po drugiej stronie internetowego łącza zawsze znajduje się żywy człowiek. Praca w e-biurze ogranicza możliwość nawiązywania kontaktów towarzyskich. Dlatego wśród narzędzi warto uwzględnić te, które będą wspierały pracowników również w bardziej ludzkim wymiarze.

Choć zebranie w jednym miejscu zespołu w firmie o rozproszonej strukturze może okazać się niemożliwe, istnieje wiele możliwości organizacji eventów online. Wspólne gotowanie? Oglądanie filmu? Karaoke? Możliwości integracji online są nieskończone i ogranicza je tylko nasza kreatywność.

10. Szkolenia i konferencje

Zdalni pracownicy mogą mieć poczucie, że praca z domu ogranicza ich możliwości rozwoju, brakuje im nowych bodźców i inspiracji. W e-biurze warto więc zadbać też o możliwość podnoszenia kwalifikacji. Można to osiągnąć za pomocą platform e-learningowych i kursów internetowych.

\W przypadku nauki języków dobrym rozwiązaniem są konwersacje w formie wideorozmów. W trybie online odbywa się też coraz więcej konferencji branżowych. Dokształcanie się i rozwój w e-biurze są zatem możliwe. Dobrze jest więc wygospodarować na nie trochę czasu i funduszy.

Jeśli szukasz narzędzi, które pomogą usprawnić zdalną pracę w Twojej firmie, odwiedź stronę.