Automatyzacja procesów biznesowych – klucz do lepszego funkcjonowania firmy

Pracownicy wielu przedsiębiorstw często nie zdają sobie sprawy, że całymi dniami wykonują różne czynności automatycznie lub prawie automatycznie, według ściśle określonych procedur. Takie prace warto zautomatyzować za pomocą odpowiedniego oprogramowania.

Biorą na siebie ogromną masę monotonnych, powtarzalnych obowiązków biurowych i dzięki temu robią zawrotną karierę w firmach. Boty. Potrafią obsługiwać wiele aplikacji biznesowych zupełnie jak człowiek. Bot „klika” w okienka i przyciski aplikacji, wysyła e-maile, czyta skany dokumentów i wszystkie informacje na ekranie, wprowadza dane bez pomyłek i nieporównywalnie szybciej.

Przetwarza nawet 1000 spraw dziennie, z których każda wymagałaby od człowieka wykonania kilkunastu albo więcej kroków zajmujących łącznie kilkanaście lub więcej minut. Bot jest czynny całą dobę siedem dni w tygodniu, dlatego może przetwarzać transakcje i zamówienia, które klienci wykonują o nietypowych porach. Codziennie też wysyła raport o swojej pracy.

Właściciele firm nawet nie muszą się zastanawiać, które procesy mogłyby przebiegać automatycznie. Wskaże je oprogramowanie do inteligentnej automatyzacji kognitywnej.

Technologia ta, używając zaawansowanej analityki danych i obserwując pracę człowieka, sama jest w stanie wyszukać́ aktywności nadające się do automatyzacji biznesowej. Wykrywa wzorce i powtarzalne problemy, rozpoznaje procedury wykonywane w przypadku ich wystąpienia, a następnie przejmuje ich wykonywanie. Często też samodzielnie ocenia swój poziom zaawansowania i dokładności.

Jak działa automatyzacja procesów biznesowych?

Przepisywanie danych z aplikacji do aplikacji, generowanie raportów i wysyłanie ich e-mailem, obsługa zamówień – tym może zająć się bot. W ten sposób pracownicy zyskają więcej czasu, aby skupić się na rozwiązywaniu bardziej skomplikowanych problemów, wprowadzaniu innowacji w produktach lub usługach, rozwoju firmy, kontaktach z klientami i zdobywaniu nowych rynków.

Bardziej rozwinięte boty wymagają tylko niewielkiej kontroli i są zdolne do długotrwałej, bezbłędnej pracy. Te mniej zaawansowane trzeba częściej kontrolować i czasem resetować, aby nie popełniały zbyt wielu błędów. Kontrole często są przeprowadzane automatycznie przez dedykowane oprogramowanie. Bota da się nauczyć, jak ma się zachować w nietypowych sytuacjach. Dzięki temu nie zawiesza się, tylko na przykład wysyła komunikat e-mailem, że nastąpił problem w jakiejś aplikacji, i pracuje dalej.

Wielkim plusem technologii do automatyzacji procesów jest brak konieczności wdrażania nowych zaawansowanych narzędzi IT, gdyż̇ automatyzacja jest realizowana w ramach wykorzystywanych już̇ platform, jedynie przy użyciu dodatkowych nakładek na warstwę̨ prezentacji lub w ramach ich wewnętrznych funkcjonalności. Ta prostota działania sprawia, że często reguły automatyzacyjne mogą̨ być tworzone przez samych użytkowników końcowych, bez konieczności angażowania ekspertów IT.

Prostego bota obsługującego nieskomplikowane procedury mogą opracować nawet pracownicy biurowi, używając kilku reguł. Jeśli jednak potrzebujemy niezawodnego bota, który jest odporny na niestabilność aplikacji webowych i korzysta ze sztucznej inteligencji, należy zatrudnić programistę.

Niedrogie wdrożenie automatyzacji biznesowej

Aby zautomatyzować procesy i przepływ informacji pomiędzy różnymi aplikacjami, na przykład do księgowości, CRM i zarządzania magazynem, nie trzeba ich integrować na niskim poziomie za pośrednictwem szczegółowego API.

Nie jest też konieczne pisanie dedykowanego programu czy wprowadzanie jakichkolwiek zmian w używanym oprogramowaniu biznesowym. Wystarczy wykorzystać interfejs, którego używają pracownicy. Zajmuje to programistom stosunkowo niewiele czasu i przekłada się na niskie koszty wdrożenia automatyzacji.

Dzięki gotowym programom do automatyzacji nie ma konieczności powtarzania autentykacji, autoryzacji i walidacji reguł biznesowych. Można też bardzo prosto dołożyć dodatkowe kroki w procesie biznesowym, używając e-maila, plików tekstowych, Excela, Worda, PDF, baz danych i innych. Wprowadzenie dodatkowych walidacji i reguł nie wymaga ingerencji w gotowe programy.

Do automatyzacji procesów w większych firmach dedykowane są zaawansowane platformy enterprise – to prawdziwe kombajny z rozbudowanymi opcjami zarządzania czy monitorowania. Koordynują działanie wielu botów, restartują je w przypadku awarii, sprawdzają wydajność i jakość ich pracy. Jednak w sektorze małych i średnich firm lepiej sprawdzą się boty bezplatformowe, jeśli potrzebujemy ich mniej niż sto.

Należy wtedy postawić na zaawansowane boty potrafiące obsłużyć nietypowe sytuacje, wyjątki i radzące sobie z prostymi błędami w dokumentach, ponieważ bezplatformowe boty nie są kontrolowane przez programy, ale przez ludzi. Takie rozwiązania nie wymagają żadnych licencji i są darmowym oprogramowaniem.

Jakie procesy biznesowe można automatyzować w firmie?

Najczęstsze obszary automatyzacji to tworzenie i przetwarzanie dokumentacji, a także wyszukiwanie danych i informacji, wewnętrzne raportowanie czy szeroko rozumiane procesy sprzedażowe. Automatycznie może przebiegać podejmowanie decyzji według ściśle określonych procedur i zarządzanie łańcuchem dostaw.

Wprowadzane są automatyczne notyfikacje, ułatwienia w planowaniu pracy, automatyczna analiza danych, automatyczne zamówienia i zakupy, zarządzanie personelem, procesy finansowo-­księgowe, płatności zbiorcze, obsługa polis ubezpieczeniowych, raportowanie zewnętrzne, wsparcie komunikacji wewnętrznej, automatyczna weryfikacja zdjęć́, zarządzanie projektami, testowanie, obsługa klienta oraz archiwizacja.

Automatyzacja procesów biznesowych nie tylko odciąża pracowników i nie tylko ułatwia, usprawnia, upraszcza i przyspiesza pracę. Dzisiaj, gdy w firmach tak istotna jest optymalizacja kosztowa, automatyzacja staje się ekonomiczną koniecznością.