Czym są wirtualne pokoje danych?

Od audytów przez fuzje i przejęcia po przeglądy strategiczne i przetargi – coraz więcej organizacji na całym świecie polega na wirtualnych pokojach danych w celu wspierania kluczowych procesów biznesowych. Przekonaj się, dlaczego powinieneś już teraz skorzystać z VDR!

Wirtualne pokoje danych (VDR) – wszystko, co warto wiedzieć

Pokoje danych służą jako bezpieczne lokalizacje przeznaczone do przechowywania poufnych informacji, zwykle na potrzeby sporów sądowych lub fuzji i przejęć. Są wykorzystywane do udostępniania plików, przeprowadzania transakcji finansowych i zabezpieczania wrażliwych materiałów. Pokoje danych dzielą się na fizyczne oraz wirtualne – i właśnie tym drugim przyjrzymy się bliżej.

Wirtualne pokoje danych (w skrócie VDR – Virtual Data Rooms) udostępniane są w modelu usługowym (as-a-service, płatnym w oparciu o wybrany pakiet abonamentowy). Z powodzeniem zastępują swoje fizyczne odpowiedniki ze względu na wysoką efektywność kosztową, łatwość dostępu i rozbudowane zabezpieczenia. Standardowe funkcje VDR obejmują:

• dział pytań i odpowiedzi,
• notatki,
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
• zaawansowane uprawnienia dostępu,
• wsparcie wielu języków,
• dyskusję w czasie rzeczywistym.

Wraz z rosnącymi obawami dotyczącymi bezpieczeństwa online dostawcy wirtualnych pokoi danych opracowują bardziej wyrafinowane ulepszenia zabezpieczeń w celu zapewnienia jeszcze lepszej integralności danych. W konsekwencji dokumenty są bezpieczne, ryzyko wycieku danych jest zminimalizowane, wydajność wzrasta, a wielu oferentów jest lepiej kontrolowanych i nadzorowanych. Ponadto można wygodnie tworzyć kopie zapasowe wirtualnego pokoju danych na potrzeby odzyskiwania po awarii.

Dlaczego warto korzystać z wirtualnego pokoju danych?

Istnieje wiele powodów, dla których organizacje na całym świecie korzystają z wirtualnych pokoi danych. Z pomocą VDR możesz przyspieszyć kluczowe procesy biznesowe i zapewnić im wysoki stopień bezpieczeństwa. Wszystko to ma związek z modelem działania: dane przechowywane są w odizolowanym środowisku, do którego dostęp masz tylko Ty i Twoi zaufani współpracownicy. Zalet jest jednak znacznie więcej. Przyjrzyjmy się więc bliżej kluczowym korzyściom związanym z wykorzystaniem VDR w biznesie!

Niskie koszty eksploatacji i konfiguracji

Prowadzenie wirtualnego data roomu jest często tańsze, ponieważ jedyne, czego potrzebujesz, to komputer lub inne urządzenie z dostępem do internetu. W przypadku tradycyjnych pokoi danych musiałbyś wynająć fizyczną przestrzeń i zatrudnić firmę ochroniarską do jej monitorowania przez 24 godziny na dobę – w tym przypadku zarządzanie leży po stronie dostawcy.

Wdrożenie wirtualnego pokoju danych eliminuje również wydatki związane z delegacją Twoich kontrahentów, dzięki czemu koszty operacyjne są niższe. Innymi słowy, zamiast odbywać wielogodzinne podróże do Twojej siedziby, klienci mogą zapoznać się z dokumentami online. Wiąże się z tym także druga korzyść.

Globalna dostępność

Dostęp do wirtualnego pokoju danych jest możliwy z dowolnego miejsca na świecie. Jednocześnie jako administrator zachowujesz pełną kontrolę nad tym, jak, kiedy i komu ujawniane są najbardziej poufne informacje. Sposób logowania do wirtualnego pokoju danych będzie zależał od modelu usługowego, który wybierzesz. Najczęściej dostawcy VDR umożliwiają dostęp za pośrednictwem aplikacji lub przeglądarki internetowej.

Automatyzacja procesów biznesowych

Podobnie jak większość uznanych technologii, VDR wykorzystuje sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe. Pozwala to na identyfikowanie zmian w dokumentach w czasie rzeczywistym, a także zapewnia lepszy wgląd w dane i większą przejrzystość transakcji. Automatyzacja szeregu procesów biznesowych zmniejsza również obciążenie pracą wśród pracowników, co minimalizuje ryzyko wystąpienia pomyłek i błędów.

Oszczędność papieru i troska o środowisko

Wirtualne pokoje danych eliminują potrzebę drukowania, co pozwala zaoszczędzić cenny czas pracowników i zasoby naturalne. Przejście na działalność bez papieru pomaga także w utrzymaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Utrata fizycznego dokumentu lub urządzenia z poufnymi informacjami może stanowić ogromne obciążenie finansowe, szczególnie dla start-upów. Natomiast wirtualne pokoje danych oferują możliwość błyskawicznego cofnięcia dostępu danej osobie natychmiast po utracie urządzenia.

Przechowywanie danych w wirtualnym pokoju zapewnia bezpieczny dostęp do informacji tak długo, jak chce firma. Przetwarzanie dokumentów w wersji cyfrowej nie naraża ich na zużycie, a katalogowanie i sortowanie jest znacznie ułatwione – nie trzeba przeszukiwać fizycznych archiwów.

Co wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy VDR?

Chociaż ogólna koncepcja i funkcjonalność różnych pokoi danych mogą wydawać się podobne, należy zauważyć, że poszczególni dostawcy VDR oferują inne modele cenowe oraz funkcje, które pasują do określonych przypadków użycia. Podobnie każdy użytkownik końcowy ma inne oczekiwania i wymagania, przez co znalezienie odpowiedniego usługodawcy nie jest proste.

W związku z tym, że wirtualne pokoje danych zostały zaprojektowane przede wszystkim w celu zapewnienia nieskomplikowanej i bezpiecznej metody przesyłania, przechowywania i organizowania wielu poufnych danych, konieczne jest, aby proces wdrażania przebiegał bezproblemowo i z zachowaniem najwyższego poziomu bezpieczeństwa. W tym kontekście należy zwrócić uwagę na zgodność z międzynarodowymi standardami. Wybierz usługodawcę, który spełnia certyfikaty ISO 27001, SSAE 16, HIPAA i SOC2.

Co więcej, wirtualny pokój danych powinien być dostępny ze wszystkich urządzeń bez konieczności instalowania wtyczek czy skomplikowanego oprogramowania. Platforma lub aplikacja musi być kompatybilna z różnymi systemami operacyjnymi, takimi jak Windows, macOS, Android i iOS, a także mieć przyjazny dla użytkownika, responsywny interfejs.