Czym jest ślad cyfrowy w biznesie i jak nim zarządzać?

Cyfrowy ślad, czasami nazywany „cyfrowym cieniem”, to rezultat aktywności on-line każdej organizacji czy osoby. Obejmuje on wszelkie interakcje, treści i informacje pozostawione przez nie w przestrzeni internetowej. Dowiedz się, jak skutecznie nim zarządzać, aby osiągnąć korzyści dla organizacji.

Czym jest ślad cyfrowy?

Termin „ślad cyfrowy” istnieje w nomenklaturze informatycznej już od dłuższego czasu, ale czy wiesz, co dokładnie oznacza? Cyfrowy ślad to wszystko, co można znaleźć w internecie na temat danej osoby, firmy lub organizacji. Obejmuje on wszelkie działania on-line, takie jak przeglądanie stron internetowych, interakcje w mediach społecznościowych, transakcje on-line czy korzystanie z usług cyfrowych.

Nawet jeśli prowadzisz niewielki biznes stacjonarnie i nie masz witryny internetowej, inni użytkownicy oraz organizacje mogą wpłynąć na reputację marki w przestrzeni cyfrowej. Jak? Dyskutując na jej temat. Mowa wtedy o tzw. pasywnym śladzie cyfrowym.

Warto wiedzieć, że zarządzanie cyfrowym śladem w biznesie jest sposobem na budowanie pozytywnego wizerunku firmy on-line. Można to robić poprzez monitorowanie treści wrzucanych przez pracowników do sieci, reagowanie na opinie innych użytkowników czy klientów, a także kontrolowanie treści publikowanych na portalach utworzonych przez organizację.

W zależności od tego, jakie dane udostępniasz, jak często i w jakim celu to robisz, ślad cyfrowy może mieć różny wpływ na życie zawodowe, ale też prywatne i społeczne. Dlatego warto podejść do tego zagadnienia z odpowiednią uwagą i świadomością. Nawet niewielki błąd może kosztować organizację utratę klientów, zaufania i prestiżu.

Korzyści płynące z zarządzania śladem cyfrowym

Zarządzanie śladem cyfrowym to nie tylko konieczność, ale także szansa. Dzięki niemu możesz lepiej chronić dane i prywatność firmy, a także budować jej pozytywny i wiarygodny wizerunek w sieci. Wśród najważniejszych korzyści związanych z ochroną cyfrowego śladu można wymienić:

• zwiększenie zaufania i lojalności klientów, partnerów, pracowników oraz innych interesariuszy;
• poprawę konkurencyjności i atrakcyjności na rynku;
• rozwój kompetencji i innowacyjności;
• wzmocnienie odpowiedzialności społecznej i środowiskowej,
• wspieranie zrównoważonego rozwoju i realizacji celów globalnych.

Ślad cyfrowy a zgodność z przepisami RODO

Informacje osobowe gromadzone przez firmę, dotyczące jej klientów i pracowników, stanowią istotny element śladu cyfrowego. Wiele z tych danych podlega różnym regulacjom dotyczącym prywatności oraz specyficznym przepisom branżowym.

Przykładowo, każda firma prowadząca działalność z klientami w Unii Europejskiej musi respektować postanowienia ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Dotyczy to w szczególności placówek medycznych oraz innych podmiotów przetwarzających informacje zdrowotne pacjentów.

Naruszenie przepisów związanych z RODO może być powodem nałożenia wysokich kar finansowych i utraty reputacji. Sytuacje niezgodności z przepisami zazwyczaj wiążą się z poważnymi incydentami bezpieczeństwa danych lub atakami cybernetycznymi. Niemniej jednak nieprzestrzeganie regulacji może wystąpić w dowolnym obszarze cyfrowej aktywności organizacji. Przykładem jest sytuacja, w której pracownik szpitala umieszcza w mediach społecznościowych informacje czy plotki na temat stanu zdrowia pacjenta. 

Zarządzanie śladem cyfrowym

Korzystanie z sieci czy dokonywanie transakcji on-line na służbowych urządzeniach wymaga uwagi, tym bardziej że śladu cyfrowego nie da się całkowicie wymazać. Można go jednak zdecydowanie zmniejszyć. W jaki sposób?

Edytowanie lub usuwanie treści

W przypadku portali społecznościowych czy innych platform służących do komunikacji z użytkownikami i klientami możesz edytować lub usuwać nieaktualne wpisy, zdjęcia, komentarze itp. Możesz także poprosić o to pracowników.

Działania te nie dają jednak gwarancji, że usunięta treść zniknie całkowicie, ponieważ może być przechowywana w kopii zapasowej lub przez innych użytkowników. Kluczem jest więc zwracanie uwagi na to, co publikujesz – zwłaszcza jeśli reprezentujesz firmę.

Kontrola nad hasłami

Co jakiś czas warto upewniać się, że hasła Twoje oraz pracowników nie zostały wykradzione i nie pojawiły się w publicznie dostępnych bazach danych. Każdy taki przypadek wiąże się z mniej lub bardziej poważnymi konsekwencjami, na czele z utratą poufnych informacji czy możliwością nieautoryzowanego dostępu do kont lub systemów. Aby zminimalizować ryzyko wycieku haseł, zaleca się stosowanie bezpiecznych praktyk, takich jak:

• używanie silnych haseł – skomplikowane kombinacje liter, cyfr i znaków specjalnych;
• regularna zmiana haseł – zwłaszcza dla kluczowych kont i systemów biznesowych;
• używanie różnych haseł – unikanie stosowania tego samego ciągu znaków dla wielu kont;
• korzystanie z uwierzytelnienia wieloskładnikowego 2FA lub MFA – np. urządzenia fizycznego czy danych biometrycznych.

Usuwanie plików cookie

W momencie, gdy zaakceptujesz pliki cookie na stronie internetowej, może ona rozpocząć zbieranie informacji o Tobie, pracownikach i klientach. Choć zgodę można wyrazić jednym kliknięciem, odwrócenie tego procesu zajmuje długie tygodnie.

Zawsze jednak warto usuwać pliki cookie na swoich urządzeniach służbowych, aby zapobiec dalszemu gromadzeniu przez strony internetowe danych o aktywności w sieci. Krok ten powinni podjąć wszyscy użytkownicy, a szczególnie ci, którzy wyszukują informacje w internecie, korzystając ze służbowych urządzeń.

Dodatkowo pamiętaj o tym, aby:

• poświęcić kilka minut na zainstalowanie rozszerzeń przeglądarki, które blokują reklamy i moduły śledzące;
• korzystać z firewalla, by chronić się przed phishingiem, złośliwymi atakami i wrogim oprogramowaniem;
• rozważyć użycie VPN-a, gdy łączysz się z publicznymi sieciami Wi-Fi na urządzeniach służbowych;
• odmawiać aplikacjom pewnych uprawnień, jeśli uważasz, że nie są one konieczne do ich działania.

Zadbaj o zrównoważony ślad cyfrowy

W obliczu narastającej cyberprzestępczości świadome zarządzanie śladem cyfrowym staje się nieodzownym elementem transparentnej i etycznej praktyki biznesowej. Codzienne czynności, takie jak prowadzenie rozmów służbowych, dokonywanie operacji bankowych czy udzielanie poufnych informacji klientom, wymagają ostrożnego obchodzenia się z cyfrową prywatnością.

Niezależnie od tego, czy firma jest małym startupem, czy dużą międzynarodową korporacją, powinna kłaść nacisk na swoją reputację w sieci. W tym celu warto korzystać z dostępnych narzędzi do ochrony prywatności, aby zminimalizować ryzyko oszustw, phishingu, nękania czy też zastraszania.