Kopia zapasowa – koło ratunkowe dla Twoich danych

Awaria? Zalanie laptopa kawą? Cyberatak? Firmowe dane mogą być uodpornione na takie wypadki, i to bez dużych nakładów pieniędzy ani czasu. Poznaj proste zasady tworzenia kopii zapasowych, które pozwolą zabezpieczyć biznes przed tym, co nieprzewidziane.

Amerykański fotograf Peter Krogh powiedział kiedyś: „Są dwie grupy ludzi: ci, którzy mieli już awarię pamięci masowej, oraz ci, którzy dopiero będą ją mieli”. Powiedzenie to jest bardzo trafne, a przecież prozaiczne awarie pamięci to niejedyne realne zagrożenie dla firmowych danych. Zastanówmy się, co jeszcze może spowodować utratę kluczowych dla biznesu informacji.

Największe zagrożenia dla firmowych danych – w sieci i poza nią:

• Błędy użytkownika, jak na przykład przypadkowe usunięcie danych czy uszkodzenie nośnika (zalanie, upadek). Jak wynika z danych na oficjalnej stronie Światowego Dnia Backupu, to właśnie przypadek jest przyczyną aż 29 proc. wszystkich sytuacji utraty danych.
• Awaria komputera – może spotkać praktycznie każde urządzenie, na którym przechowywane są dane: komputer, urządzenie mobilne, dysk czy inny nośnik. W przypadku uszkodzenia dysków czasem możliwe jest ich odzyskanie, jednak wiąże się ono z wysokimi kosztami, rzędu kilku tysięcy złotych lub nawet więcej.
• Kradzież – dane są utracone praktycznie bezpowrotnie razem z ukradzionym urządzeniem.
• Cyberatak – w ostatnich latach największą „karierę” w świecie cyberprzestępców robi ransomware, czyli ataki mające na celu zablokowanie dostępu do danych. Ich odzyskanie jest czasem możliwe po wpłaceniu okupu, często jednak nawet wtedy oszuści nie oddają cennych informacji.

Co więc należy robić, by uodpornić się na każdą z powyższych ewentualności? Kopie zapasowe, czyli backup.

Dzięki prawidłowo wykonanej kopii zapasowej dane firmowe będą zabezpieczone i łatwe do odzyskania. Wbrew pozorom, nie jest to takie trudne: wystarczy połączyć kilka ogólnodostępnych rozwiązań z prostymi regułami postępowania, by stworzyć skuteczną strategię tworzenia kopii zapasowych.

Reguła 3-2-1, czyli złota zasada kopii zapasowych

W kwestii tworzenia kopii zapasowych są pewne uniwersalne zasady, które sprawdzą się równie dobrze w dużej korporacji, jak i w najmniejszej firmie, dając podobne korzyści – stabilność funkcjonowania biznesu. Jedną z takich zasad ochrony firmowych zasobów jest reguła 3-2-1, a jej autorem jest… wspomniany już Peter Krogh.

Co oznacza reguła 3-2-1?

• Firma powinna posiadać co najmniej trzy egzemplarze danych.
• Egzemplarze te należy przechowywać na dwóch różnych nośnikach, działających w innych technologiach, np. na zewnętrznym dysku twardym, dysku sieciowym czy w chmurze.
• Jedna z kopii zapasowych powinna znajdować się w innym miejscu niż siedziba firmy.

Wdrożenie reguły 3-2-1 jest dużo prostsze, niż mogłoby się wydawać. Przykładowo, dane, które generujesz na swoim firmowym komputerze, możesz kopiować także na dysk zewnętrzny oraz do rozwiązania chmurowego. W ten sposób zabezpieczasz się praktycznie na każdą okoliczność:

• Jeśli awarii ulegnie twój komputer, możesz odtworzyć dane z dysku zewnętrznego lub chmury.
• Padłeś ofiarą ataku ransomware? Do czasu odblokowania zasobów możesz odtworzyć środowisko pracy na innym komputerze i zachować płynność biznesu.
• W sytuacji, gdy nieoczekiwany wypadek spotka biuro, przez co utracisz zarówno komputer, jak i dysk, wciąż masz kopię zapasową w innej lokalizacji – w chmurze.
• W przypadku niespodziewanych problemów rozwiązania chmurowego masz do dyspozycji kopię zapasową na dysku.

Aby jednak zasada 3-2-1 w pełni zadziałała, należy zadbać o kilka czynników. Przyjrzyjmy się im poniżej.

Rób kopie zapasowe regularnie, a najlepiej automatycznie.

„– Zrobiłeś kopię zapasową?
„– Myślałem, że ty ją zrobiłeś…”.

W praktycznie każdym aspekcie funkcjonowania firmy jasny podział obowiązków jest najważniejszy. Dlatego, aby nie stać się uczestnikiem powyższego dialogu, najlepiej z góry ustalić, kto w firmie zajmuje się backupami i z jaką częstotliwością mają być one przeprowadzane. Jeśli każdy pracownik odpowiada za swoje dane – powinno być to także w jasny sposób zakomunikowane.

Na szczęście, współczesne rozwiązania do przechowywania danych w chmurze nie tylko gwarantują ich trzymanie w bezpiecznym miejscu, ale również pozwalają na regularne, automatyczne aktualizacje kopii zapasowych – nawet gdy sami zapomnimy je zrobić.

Jednym z takich rozwiązań jest usługa OneDrive dostępna w ramach pakietu Microsoft 365. Pozwala ona na automatyczne tworzenie kopii zapasowych plików, co pozwoli na łatwe odzyskanie ich po przypadkowym usunięciu czy cyberataku. Pliki dostępne są z każdego miejsca, a 1 terabajt pojemności usługi pozwoli z powodzeniem zabezpieczyć dużą ilość firmowych danych.

Kopiuj wszystko, co ważne

Choć pierwsze, co nasuwa się przy tworzeniu kopii zapasowej, to dysk twardy komputera, backupem powinny być objęte wszystkie firmowe urządzenia. Czy tak jest faktycznie?

Niestety, niekoniecznie. Podczas gdy regularne kopie zapasowe danych na komputerach robi 39 proc. małych firm, backup smartfonów przeprowadza jeszcze mniej, bo tylko 26 proc. ankietowanych – wynika z badania „Postawy wobec cyberzagrożeń w SOHO i SME” Kantar i Orange Polska.

Tymczasem smartfony z systemem Android oraz IOS są wyposażone w funkcje pozwalające na tworzenie kopii zapasowych. Istnieją też dodatkowe aplikacje umożliwiające magazynowanie ważnych danych z urządzeń mobilnych w bezpiecznym miejscu.

Zastanów się także, gdzie jeszcze znajdują się ważne dane firmowe i jak możesz zadbać o łatwy dostęp do nich w razie nieprzewidzianych sytuacji. Działanie biznesu opiera się w dużej mierze na korespondencji elektronicznej? Upewnij się, że firmowe skrzynki e-mail mają działającą funkcję tworzenia kopii zapasowych.

Ćwiczenia z backupu

Sprawdź, jak w sytuacji kryzysowej sprawdzą się rozwiązania backupu, z których korzysta firma. Czy przywrócenie danych przebiegnie szybko i bezproblemowo? Czy żadne ważne informacje nie zostaną pominięte, a wszystkie dane będą odtworzone w aktualnych wersjach?

Takie „ćwiczenia z backupu” pozwolą skrócić do minimum czas potrzebny na przywrócenie funkcjonowania firmie nawet po poważniejszej awarii.

Skoro mówimy o aktualnych wersjach, jednym z warunków bezproblemowego robienia kopii zapasowych jest również bieżące aktualizowanie oprogramowania dla firm i urządzeń, z których korzystasz. Zminimalizuje to ryzyko ewentualnych niezgodności i innych problemów technicznych w krytycznych momentach.

Często mówi się, że kopie zapasowe są dla biznesu niczym koło zapasowe dla auta – chronią przed nagłymi przestojami w funkcjonowaniu firmy i pozwalają szybko ruszyć dalej. I to całkowita prawda, ale w niektórych sytuacjach backup staje się nawet czymś więcej – kołem ratunkowym, które może ochronić biznes przed całkowitym unieruchomieniem czy nawet zakończeniem działalności.

Kiedy więc najlepiej zacząć robić kopie zapasowe? Zrób to teraz!