Outsourcing. 10 praktycznych porad, jak obniżyć wydatki w małej firmie

Pokusa kontrolowania każdego aspektu działalności firmy jest duża, warto jednak czasem jej się oprzeć. Outsourcing daje bowiem małym i średnim przedsiębiorstwom wiele możliwości. Podpowiadamy zatem, które obszary warto powierzyć zewnętrznej firmie.

Właściciele małych i średnich firm często wpadają w pułapkę pracy ponad siły. Na dłuższą metę jest to szkodliwe nie tylko dla zdrowia, lecz także dla biznesu. Zamiast szukać nowych obszarów do rozwoju firmy, skupiamy się na gaszeniu pożarów, tracąc z oczu szerszą perspektywę. Dlatego warto powierzać niektóre zadania zewnętrznym profesjonalistom.

Oto 10 obszarów, w których outsourcing może zwiększyć efektywność i zredukować koszty prowadzenia małych i średnich firm.

1. Outsourcing IT

Jednym z najczęściej outsourcowanych obszarów działalności są usługi informatyczne. W razie problemów technicznych pomoc fachowca jest konieczna. Dlatego warto postawić na kompleksowy outsourcing usług IT i sprawdzonego podwykonawcę. Najlepiej takiego, który zapewnia zarówno zdalną, jak i stacjonarną pomoc IT, a w razie poważniejszej awarii dostarczy sprzęt zastępczy. Ważne również, by gwarantował reakcję na zgłoszenie w określonym czasie – na przykład w ciągu dwóch godzin.

Jeśli szukasz wsparcia IT dla swojej firmy, sprawdź ofertę Orange. Dzięki stałej miesięcznej opłacie i skalowalnej ofercie jest to usługa, która zmieści się w budżecie niemal każdej firmy. Ceny pakietów zaczynają się już od 9,99 zł netto miesięcznie.

2. Outsourcing księgowości                     

Prowadząc własny biznes, nie na wszystkim musimy się znać. Jak więc sprawdzić, czy nasz księgowy jest kompetentny? Czasami możemy przekonać się o tym dopiero, gdy odwiedzi nas kontrola.

Zamiast rekrutować księgowego, przedsiębiorcy chętnie korzystają więc z usług zewnętrznych firm. Obecnie warto skorzystać z księgowości online,     oszczędzając tym samym mnóstwo czasu. Co więcej, w przypadku mniejszych biznesów do prowadzenia księgowości online może wystarczyć aplikacja na telefon.

Korzystanie z takiego rozwiązania to koszt między 15 a 105 zł miesięcznie, w zależności od wybranego pakietu.

3. Wirtualny asystent

Upowszechnienie się zdalnej pracy sprawiło, że właściciele małych biznesów coraz chętniej korzystają z pomocy wirtualnych asystentów. Mogą oni wykonywać zadania, na które menedżerom szkoda czasu. Zarządzają skrzynką mailową, umawiają spotkania i wykonują wiele innych prac.

Dzięki stawkom godzinowym i jasno określonemu zakresowi zadań zlecający płaci dokładnie za to, co dostaje. To dobre rozwiązanie dla mikroprzesiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników, a potrzebują odciążenia w codziennych zadaniach. Stawki za godzinę pracy wirtualnych asystentów zaczynają się już od 40 zł.

4. Outsourcing rekrutacji    

Obsadzenie stanowisk jest sporym wyzwaniem. Duże firmy mogą pozwolić sobie na prowadzenie częstych rekrutacji. Dla właścicieli małych biznesów to duże obciążenie.

Powierzając rekrutację firmie zewnętrznej, nie tracimy możliwości decydowania o tym, z kim będziemy pracować. Kluczowe decyzje są zawsze konsultowane z właścicielem firmy. Ominie nas za to konieczność rozsyłania ogłoszeń, selekcja CV czy umawianie kandydatów na spotkania. Honorarium zewnętrznego rekrutera zależy od wielu czynników, głównie od branży i stanowiska. W przypadku mniej wykwalifikowanych pracowników koszty zaczynają się od ok. 1500 zł.

5. Outsourcing obsługi klienta      

Współczesny konsument oczekuje doskonałej obsługi na każdym etapie procesu zakupowego. Możliwość kontaktu z firmą i uzyskania szybkiej odpowiedzi często decyduje o utrzymaniu bądź utracie klienta. W mniejszych organizacjach obsługa klienta bywa jednak zaniedbywana. Szczególnie jeśli stanowi jedno z zadań na czyjejś długiej liście obowiązków.

Wiele biznesów ma do czynienia z klientami głównie online lub przez telefon, a pojawiające się pytania bywają powtarzalne. W takich przypadkach powierzenie obsługi klienta zewnętrznej firmie call center może być dobrym wyjściem. W sprzedaży internetowej część komunikacji można też zautomatyzować, korzystając z chatbotów, za które zapłacimy poniżej 100 zł miesięcznie.

6. Outsourcing badań rynku

Jeśli chcemy, by nasz biznes się rozwijał, musimy stale obserwować rynek i reagować na zachodzące zmiany. Czasem potrzebujemy badań i statystyk, które pomogą zrozumieć potrzeby klientów i poznać konkurencję. Samodzielny research oznacza tygodnie spędzone na badaniu odbiorców lub wertowaniu tysięcy stron online.

Dobrym wyjściem jest więc zlecenie badań rynku tego zadania profesjonalnej firmie. Duże badania na zamówienie to spory wydatek. Jednak jeśli zdecydujemy się na zakup gotowego raportu lub zadanie kilku pytań w badaniu omnibusowym, możemy zyskać cenną wiedzę już za kilkaset złotych.

7. Outsourcing logistyki i wysyłki    

Większość przedsiębiorców nie zakłada sklepów internetowych, by zaklejać kartony. W e-commerce ten aspekt może wysunąć się na pierwszy plan, jednak właściciel nie musi robić wszystkiego własnoręcznie.

Aby mieć większą swobodę, warto rozważyć zlecenie firmie zewnętrznej obsługi wysyłek, magazynowania i pakowania. Jest to popularna opcja dla sprzedawców e-commerce, którzy wolą skupić się na innych aspektach swojej działalności. Ceny takiej usługi mogą być bardzo zróżnicowane, ale zaczynają się od ok. 100 zł za jeden regał towaru.

8. Outsourcing mediów społecznościowych           

Dla niektórych prowadzenie Facebooka to wciąż zabawa, nie praca. W rzeczywistości jednak pochłania to całkiem dużo czasu. W social mediach podstawą jest regularność publikacji, szybkie reagowanie i wchodzenie w interakcje z użytkownikami. Większość właścicieli firm nie ma na to czasu, przez co ich media społecznościowe podupadają. Zamiast wspierać biznes, stają się jego antyreklamą.

Zewnętrzny specjalista, który w social mediach czuje się jak ryba w wodzie, z przyjemnością będzie pracował zdalnie, wykonując ściśle ustalony zakres obowiązków. Rozpiętość kosztów takiej współpracy jest duża i zależy od wielu czynników. Wynagrodzenie za nią wyniesie nas jednak mniej niż nowy etat.

9. Outsourcing marketingu    

Zatrudnienie agencji marketingowej może okazać się dobrą inwestycją, jeśli chcemy zrobić kolejny krok, wejść na inne rynki, zwiększyć portfolio itd. Nie każdy biznes może sobie jednak na to pozwolić. W przypadku sprzedaży online w małych firmach warto najpierw postawić na Marketing Automation.

Dzięki platformom online zautomatyzujemy zarządzanie sklepem, lejkiem sprzedażowym, komunikatami i kontaktami. Możemy personalizować wygląd strony, tworzyć rekomendacje czy indywidualne wiadomości do klientów. A wszystko to, generowane automatycznie, obniży koszty działań marketingowych.

10. Outsourcing projektów

Nadmiar zleceń może być dla właściciela firmy równie stresujący co ich brak. Większość klientów nie chce czekać w kolejce. Małe biznesy mają jednak ograniczone zasoby. Zamiast odmawiać zleceniodawcom lub co gorsza zobowiązywać się do realizacji czegoś, czego nie będziemy w stanie zrobić, warto nawiązać współpracę z partnerem, który przejmie nadprogramowe projekty. Nawet jeśli tym razem nasza firma nie zarobi, klient będzie zadowolony i chętnie wróci.

Choć pokusa samodzielnego nadzorowania każdego aspektu działalności firmy jest duża, warto czasem jej się oprzeć. Outsourcing w małych i średnich przedsiębiorstwach umożliwia korzystanie z rozwiązań na tym samym poziomie co te dostępne u dużych graczy, bez ponoszenia dużych kosztów. Powierzając wybrane zadania zaufanym podwykonawcom, możemy skupić się na tym, co naprawdę chcemy i umiemy robić. A to przecież największa zaleta prowadzenia własnego biznesu.

Jeśli szukasz narzędzi do automatyzacji marketingu w twojej firmie, odwiedź naszą stron