Praca bez wychodzenia z domu? Oto cyfrowe biuro.

Choć określenie „praca zdalna” może kojarzyć się z korporacjami zatrudniającymi dziesiątki czy setki pracowników, obecnie odnosi się ono niemal do każdego rodzaju działalności. Fryzjerzy, taksówkarze i stolarze również prowadzą księgowość, zamawiają towar i kontaktują się z klientami, a więc po prostu pracują, w domu przez internet. Potrzebują więc cyfrowego biura będącego odpowiedzią na pytanie, jak pracować online w sposób efektywny.

Cyfrowe biuro nowym spojrzeniem na organizację pracy

Jeszcze dwadzieścia lat temu biuro było gabinetem lub pokojem zapełnionym segregatorami i teczkami. Następnie nadeszła era wielkich open space’ów z biurkami, na których stoją komputery stacjonarne. Dziś większość z nas nie potrzebuje nawet osobnego pomieszczenia czy budynku do wykonywania tak zwanej papierkowej roboty. Weszliśmy w erę biur cyfrowych mieszczących się w naszym laptopie. To tam przechowujemy dokumenty, rejestry, faktury i wszystko to, co pozwala na koordynowanie działań firmy oraz pracę – online, w domu.

Kto potrzebuje cyfrowego biura?

Podstawą każdej działalności gospodarczej jest oczywiście dostarczanie produktów i usług, które zapewniają firmie dochód. Ta nie może jednak istnieć, jeśli jednocześnie nie dopełnimy odpowiednich formalności i spraw urzędowych. Coraz trudniej jest również prowadzić interesy, nie będąc widocznym w sieci. Szczególnie kiedy stawiamy na stałą lub hybrydową pracę w domu, przez internet. Nawet jeśli nie mamy firmowej strony czy bloga, możemy prowadzić profil w mediach społecznościowych lub ogłaszać się na portalach zakupowych. Niektórzy klienci zechcą też prawdopodobnie kontaktować się z nami drogą mailową lub przez komunikator.

Zatem niezależnie od tego, czy prowadzimy zakład fryzjerski, pralnię, mały sklep, czy firmę kurierską, musimy posiadać cyfrowe biuro, czyli mówiąc wprost: komputer z internetem, odpowiednimi programami lub dostępem do potrzebnych aplikacji. Jest absolutną podstawą pracy online, zarówno tej wykonywanej w domu, jak i w biurze stacjonarnym czy zakładzie pracy. Bo nawet jeśli nie pracujemy zdalnie, to przecież wciąż wspomniane wcześniej elementy prowadzenia naszej działalności odbywają się online.

W ciągu ostatniego roku do sieci przeniosło się wiele usług, które do tej pory wymagały jeżdżenia po mieście i wystawania w kolejkach. Zamiast tradycyjnych recept realizujemy w aptekach recepty elektroniczne, odbywamy wizyty u lekarza za pośrednictwem komunikatorów, a część sklepów zrezygnowała ze stacjonarnych placówek na rzecz sprzedaży online.

Coraz więcej spraw urzędowych i formalnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej możemy załatwić online, posiadając profil zaufany i podpis elektroniczny. Dzięki temu nie przejmujemy się godzinami pracy urzędów ani tracić czasu na dojazdy i oczekiwanie. Ale jako przedsiębiorcy musimy dobrze zorganizować pracę online, czyli właśnie cyfrowe biuro.

Praca w trybie zdalnym, czyli praca bez wychodzenia z domu?

Do niedawna możliwość pracy zdalnej w Polsce ograniczała się do nielicznych zawodów, wyższych stanowisk i raczej dużych firm. Większość pracowników miała obowiązek stawić się w biurze punktualnie o 9, nawet jeśli przez resztę dnia siedzieli przed komputerem, nie zamieniając z nikim słowa. Rok 2020 zmienił te proporcje. Okazało się, że rezygnując z biur i decydując się na pracę bez wychodzenia z domu, niczego nie tracimy, a możemy wiele zyskać. Chociażby czas spędzony na dojazdach do pracy i związane z nimi koszty.

Dla przedsiębiorców praca online oznacza z jednej strony możliwość wykonywania większej części zadań związanych z organizacją firmy bez wychodzenia z domu, w trybie zdalnym. Z drugiej natomiast – konieczność dostosowania się do cyfrowych nawyków klientów. Wielu z nich chętnie skorzysta z możliwości zapisania się online do kosmetyczki lub fryzjera, a pytanie o produkt woli zadać mailowo niż telefonicznie. I takie tendencje będą rosły.

Organizacja cyfrowego biura

Cyfrowe biuro to wygoda, ale także zobowiązanie. Podobnie jak w biurze stacjonarnym, wszystko musi w nim funkcjonować bez zarzutu. Do tego zaś niezbędne są odpowiednie narzędzia. Nie możemy pozwolić, by kluczowe dla naszego biznesu dane były przechowywane na starym domowym laptopie, z którego puszczamy dziecku bajki na VOD. Awaria takiego sprzętu uniemożliwiłaby nam pracę online przez kilka dni, pozbawiając nas części dochodów.

Niezawodny, szybko działający komputer z profesjonalnymi zabezpieczeniami to podstawa w każdym cyfrowym biurze. Zwłaszcza w przypadku pracy online z domu. Jednak nawet z najlepszym sprzętem mogą się pojawić problemy techniczne, dlatego na wszelki wypadek powinniśmy mieć wybrany serwis IT. Chyba że sami umiemy naprawić swój komputer.

Cyfrowe biuro może znacznie odciążyć przedsiębiorcę

Czasem można odnieść wrażenie, że mali i średni przedsiębiorcy mają obowiązek znać się na wszystkim. W przeciwieństwie do menedżerów dużych firm nie mają do dyspozycji wyspecjalizowanych działów. Większość klientów salonu fryzjerskiego sądzi prawdopodobnie, że jego właścicielka lub właściciel muszą umieć jedynie strzyc, czesać i farbować włosy. Ci natomiast powinni przy tym jeszcze być dobrymi menedżerami, handlowcami, specjalistami od marketingu, dekoratorami wnętrz, znać się na księgowości, prawie, administracji i kilku innych rzeczach. A teraz mają jeszcze być informatykami, gdy nadeszła era pracy online?

O ile prowadzenie firmy to czasem sztuka wykonywania wielu zadań przez jedną osobę, niekiedy niemal symultanicznie, to na szczęście nie jest koniecznością. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z usług dostosowanych do potrzeb firm z sektora MŚP. Cyfrowe biuro do pracy online (zdalnej i z zakładu pracy) można wygodnie zorganizować z Orange dla Firm. Więcej informacji: Cyfrowe rozwiązanie dla firm.