Praca zdalna – wyzwanie czy szansa?

Zalety pracy zdalnej? Wygodnie, przy kawie, czasem w piżamie, czasem z kawiarni, a przy tym szybko, efektywnie i oszczędnie. Brzmi cudownie. A jak jest w rzeczywistości? Czy praca zdalna w domu może dawać korzyści zarówno pracownikom, jak i samej firmie?

Co to jest praca zdalna?

Córka sąsiada trenuje grę na flecie, 3-letni syn właśnie postanowił urządzić sobie tor przeszkód w całym mieszkaniu, Twój pracownik uparcie nie odbiera telefonu, a e-mail nie chce pomieścić 20-megowego załącznika? Tak, to Twoje domowe biuro, a Ty pracujesz zdalnie. Ale spokojnie, wystarczy tylko kilka sensownych narzędzi do pracy zdalnej, by wszystko wróciło do normy.

Kiedyś zdalny model pracy nazywano chałupniczym. Polegał on na tym, że pracodawca dostarczał pracownikowi do domu komponenty, które ten obrabiał lub montował i ostatecznie przekazywał z powrotem szefowi. System ten był dość popularny w PRL, gdzie przepisy ograniczające liczbę zatrudnionych w prywatnych firmach do maksymalnie kilku osób wymuszały na przedsiębiorcach – nazywanych wtedy prywaciarzami – szukanie tego rodzaju rozwiązań.

Jednak to, co kiedyś było świadectwem zacofania gospodarczego, dzisiaj jest oznaką nowoczesności i nadążania za trendami. Dziś praca zdalna w domu wygląda nieco inaczej, a co więcej, jest jednym z najszybciej rozwijających się trendów na rynku. A korzystających z niej firm szybko przybywa. I nic dziwnego, bo ten rodzaj organizacji nie dość, że ma wiele zalet zarówno dla przedsiębiorców, jak i pracowników, to coraz częściej staje się wręcz koniecznością. Na dodatek praca zdalna przynosi zauważalne korzyści dla obu stron.

Równanie pełne plusów, czyli zalety pracy zdalnej

Z punktu widzenia firmy najbardziej oczywistą korzyścią pracy zdalnej są oszczędności lokalowe. W hipotetycznej sytuacji przedsiębiorca może w ogóle nie mieć generującego koszty biura. Istotną, choć trudniej dostrzegalną zaletą pracy zdalnej jest też większa wydajność całego zespołu. Wbrew obawom wielu szefów, że pracujące w domu osoby będą zajmować się wszystkim, tylko nie obowiązkami zawodowymi, po przejściu na system zdalny pracownicy stają się wydajniejsi.

Okazuje się bowiem, że zdalna praca ułatwia odcięcie się od wszelkiego rodzaju rozpraszaczy. Oczywiście o ile wcześniej udało się w mieszkaniu zorganizować odpowiednią strefę. Miejsce do pracy w domu nie musi być duże i wymagać wyjątkowych inwestycji. Ot, wydzielone od reszty domowników pomieszczenie, w nim biurko, wygodne krzesło, słuchawki, komputer i… No właśnie, poza fizyczną przestrzenią i przedmiotami niezbędny jest odpowiedni wirtualny ekosystem. Ale o tym za chwilę.

Pracownicy zadowoleni ze zdalnej pracy to pracownicy wydajniejsi

Wróćmy do korzyści pracy zdalnej biurowej, bo ich jest trochę. Czasem zatrudnieni na miejscu potrzebują na wykonanie tych samych zadań więcej czasu niż ich pracujący zdalnie koledzy. Pracownikom nie brak powodów do zadowolenia po przejściu firmy na pracę zdalną. Pierwszy to czas zyskany dzięki odpadającym dojazdom do pracy, które w dużych miastach pochłaniają masę czasu i energii, nierzadko też pieniędzy (paliwo, bilety). Drugi to dużo większe poczucie wolności we własnym, domowym biurze do pracy zdalnej niż tym firmowym.

Oczywiście, pracownik wciąż jest w pracy, ale brak szefa patrzącego przez ramię, samodzielne zarządzanie czasem, a nawet banalna możliwość zamienienia kilku słów ze znajomym są nie do przecenienia. Bardzo ważne jest to, że w większości przypadków pracujący zdalnie nie są przywiązani do konkretnego miejsca. A to otwiera ogromne możliwości przemieszczania się wraz ze zdalną pracą. Wszystko to sprawia, że większość pracowników chętnie akceptuje przejście na pracę zdalną. A zatem w tym równaniu wszyscy są na plusie.

Najpierw na próbę, czyli jak zorganizować pracę zdalną w firmie

By jednak przejście na system zdalny odbyło się płynnie i bez zbędnych perturbacji, firma musi się do niego odpowiednio przygotować. Od czego zacząć? Jak wprowadzić pracę zdalną? Przedsiębiorca powinien przede wszystkim przeanalizować skład swojego zespołu. Może się bowiem okazać, że czy to z powodu braku pewnych umiejętności, czy cech charakteru, niektóre osoby będą wymagały jego szczególnej uwagi. Starsza pani obsługująca księgowość może nie umieć posługiwać się komunikatorami internetowymi, a młody energiczny handlowiec – mieć problemy z samodyscypliną.

W procesie przechodzenia na pracę zdalną bardzo ważna jest dobra komunikacja. Załoga musi być wcześniej poinformowana o takim zamiarze i powinna móc się w tej sprawie wypowiedzieć. Dobrze jest też wszystkie procedury wdrożyć jeszcze na etapie stacjonarnym – wgrać do komputerów odpowiednie oprogramowanie, stworzyć firmowe chatroomy i wspólne konta w programach do komunikacji oraz upewnić się, że wszyscy potrafią się do nich zalogować itp. Warto następnie przećwiczyć działanie całego tego ekosystemu, np. wdrażając pracę zdalną w określony dzień tygodnia, a więc zacząć od systemu hybrydowego.

Dobra organizacja pracy zdalnej

Dopiero gdy wszystko będzie działać i pokonane zostaną podstawowe trudności, firma może przejść całkowicie na nowy model, przeprowadzając pełne wdrożenie pracy zdalnej. W tym momencie zarówno przedsiębiorca, jak i jego pracownicy znajdą się w świecie nowych wyzwań. Dla szefa najtrudniejsza jest zwykle rezygnacja z pełnej kontroli nad pracownikami.

System pracy zdalnej wymusza na nim skupienie się jedynie na ostatecznych rezultatach, przyznanie pracownikom dużo więcej samodzielności i swobody oraz przeniesienie na nich znacznej części odpowiedzialności. To kwestia zaufania, ale też świetnej organizacji pracy zdalnej przez ludzi, którzy w zespole odpowiedzialni są za planowanie zadań, koordynację projektu i jego finalny odbiór. Jednocześnie szef na początku musi stale upewniać się, że wszyscy członkowie jego rozproszonej załogi dobrze radzą sobie w nowej sytuacji i na bieżąco gasić pojawiające się kryzysy. Po jego stronie leży zatem ogólne zarządzanie pracą zdalną.

Wyzwania pracowników: jak urządzić domowe biuro?

Dla pracowników początek pracy zdalnej w domu również może nie być tak łatwy, jak tego oczekiwali. Podstawowym problemem jest codzienne przechodzenie w tryb roboczy. Domowa atmosfera, dzieci chcące wykorzystać obecność rodzica, inni domownicy, którzy chętnie zlecą mu jakieś prace, „skoro i tak siedzi w domu”, to podstawowe przeszkody w rozpoczęciu zdalnej pracy. Zwykle niezbędne jest tu wcześniejsze uzgodnienie z rodziną, że praca zdalna to nie to samo co długi urlop. I nie oznacza, że mama czy tata mogą spędzić dzień na zabawach.

Równie ważne jest zorganizowanie sobie miejsca do pracy w domu. Zatem jak urządzić domowe biuro? Najlepiej, gdyby było ono odizolowane od reszty domu. Jeśli firma zdecydowała się na uruchomienie oprogramowania do wideorozmów, warto zadbać o odpowiednie tło i oświetlenie na takie okazje. Praca z kuchni jest może wygodna, ale niepozmywane talerze za plecami nie wypadną najlepiej w czasie konferencji online.

Jednak najważniejsze, o co musi zatroszczyć się zdalny pracownik, to odpowiednia samodyscyplina i samoorganizacja. Powinien pamiętać, że choć pracuje z domu, działki czy ulubionej kawiarni, to wciąż obowiązuje go podpisana z pracodawcą umowa.

Obowiązkowe narzędzia pracy zdalnej

Istotną sprawą w procesie przechodzenia firmy na pracę zdalną są kwestie techniczne. Głównym problemem do rozwiązania jest tu komunikacja między pracownikami. Na szczęście dziś istnieją wersje online wszelkiego rodzaju narzędzi do zarządzania zadaniami, systemów CRM, serwisów do pracy wspólnej czy wirtualnych dysków, z których korzystanie jest proste i intuicyjne. Wystarczy więc wybrać odpowiednie narzędzia do organizacji pracy zdalnej, stworzyć firmową grupę na jednym z ogólnodostępnych komunikatorów i gotowe.

Bezpieczna praca zdalna wymaga właściwej ochrony

Przedsiębiorca powinien jeszcze zadbać o zabezpieczenie firmy przed przykrymi niespodziankami. Do tego przydadzą się między innymi zapasowe komputery, dobra umowa na serwis IT i zabezpieczenie telefonów pracowników. To naprawdę ważne. Każdy szef wolałby uniknąć sytuacji, w której pracownik tłumaczy, że nie może wykonywać swojej zdalnej pracy, ponieważ jego komputer nie działa, a handlowiec wyjaśnia, że nie wyrobił planu sprzedażowego, bo ma rozbity ekran w komórce i nie może dzwonić. Nie wspominając już o takich nieprzyjemnościach jak utrata danych w wyniku zawirusowania sprzętu…

By ustrzec się owych niespodzianek, warto skorzystać z rozwiązań dużego, solidnego partnera, który może kompleksowo pomóc w zorganizowaniu naszej zdalnej pracy. I tu polecam zapoznanie się z ofertą Orange dla Firm. Opcji jest bez liku, zaczynając od Orange Smart Care, usługi umożliwiającej szybkie naprawy uszkodzeń mechanicznych telefonów, bez względu na to, z czyjej winy one nastąpiły. Ochroną objęte są w jej ramach ekrany, obudowy, przyciski i aparaty, a więc najbardziej narażone elementy. Usunięte mogą być też skutki zalania.

Z kolei niedogodności z laptopami rozwiążą za nas informatycy w ramach usługi Wsparcie IT. I to zdalnie, a jeśli zajdzie potrzeba, przyjadą prosto do nas, by zdiagnozować problem. Atak hakerski? Niebezpieczne strony, na które mogą wchodzić pracownicy? Tu z pomocą przychodzi CyberTarcza, która zadba o bezpieczną pracę zdalną. Rozproszenie zespołu i konieczność ujednolicenia komunikacji telefonicznej z firmą?

Proszę bardzo – Wirtualna Centralka Orange jest odpowiedzią na to wyzwanie, ponieważ pozwala w prosty sposób zorganizować telerecepcję, która po utworzeniu reguł będzie kierowała klienta do odpowiedniej osoby, przekierowując połączenie na właściwy telefon komórkowy.

Mając takie zabezpieczenia i poświęciwszy nieco wysiłku na etapie wdrożenia pracy zdalnej, przedsiębiorca szybko poczuje, że przestawienie firmy na nowy system to była najlepsza decyzja, jaką mógł podjąć. Bo co może być lepszego niż prowadzenie biznesu z własnego domu? Może tylko prowadzenie go z jakiejś ciepłej plaży. A właściwie, czemu nie? Monitorowanie pracy zdalnej z Majorki przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi będzie równie proste, co z własnego salonu.