Robotic Process Automation (RPA) – automatyzacja procesów biznesowych za pomocą robotów

Ręczne wpisywanie danych, przenoszenie ich pomiędzy bazami, zapisywanie dokumentów – to czynności, które zajmują mnóstwo czasu. Dzięki technologii Robotic Process Automation te zadania można powierzyć robotom, zostawiając ludziom bardziej kreatywne zajęcia. Ale czy na pewno?

Wykonywanie powtarzalnych zadań, które nie wymagają kreatywnego podejścia, to codzienność pracowników w wielu polskich firmach i instytucjach. W czasach, gdy ilość zbieranych danych wciąż rośnie, przetwarzanie ich i porządkowanie niejednokrotnie staje się uciążliwe dla człowieka.

Jednak automatyzacja procesów biznesowych za pomocą robotów to nadal hasło, które może spotkać się ze sprzeciwem doświadczonych pracowników i kierowników zespołów. Dla wielu ta technologia jest tożsama z zastępowaniem ludzi robotami. W rzeczywistości to wsparcie dla pracownika, a nie zagrożenie.

Jakie czynności można zautomatyzować za pomocą robotów?

RPA to klasa oprogramowania przeznaczonego do automatyzacji procesów biznesowych. Chodzi tu konkretnie o czasochłonne, ale powtarzalne zadania oparte na regułach. Roboty imitują w nich ludzi, posługując się systemami informatycznymi. Takich zadań z powodu zamiany dokumentów papierowych na elektroniczne oraz rosnącej liczby danych jest i będzie coraz więcej. Czasem ich przetwarzanie może stać się bardzo uciążliwe dla zespołu. Opracowywanie danych, migracje pomiędzy systemami i zarządzanie bazami – wszystko to można usprawnić właśnie dzięki Robotic Process Automation.

Oto kilka przykładów zadań, które mogą wykonywać roboty:

• logowanie do systemów,
• kopiowanie i wklejanie danych,
• przenoszenie plików i folderów,
• wykonywanie obliczeń,
• otwieranie wiadomości i załączników poczty elektronicznej,
• przetwarzanie treści dokumentów, poczty elektronicznej czy formularzy,
• podejmowanie decyzji w ramach założonych warunków (np. jeśli dane są starsze niż rok, zostają zarchiwizowane).

Ogromną zaletą tej klasy rozwiązań jest fakt, że nie wymagają one zakupu nowych systemów, modyfikacji już istniejących czy przebudowy dotychczasowych procesów wypracowanych w organizacji. Mogą też bez przeszkód pracować na starszym oprogramowaniu. Zrobotyzowane aplikacje wystarczy zaimplementować w istniejącym systemie, w warstwie interfejsu użytkownika – bez modyfikacji w kodzie oprogramowania.

Wykorzystując specjalne algorytmy, technologie RPA naśladują czynności, które wykonuje człowiek. I robią to lepiej, bo w przeciwieństwie do nas nie nudzą się, nie męczą i nie odkładają na później. Czy to znaczy, że przestaniemy być potrzebni?

Czy RPA odbierze pracę ludziom?

Warto pamiętać, że to właśnie rozwój technologii stworzył konieczność żmudnego i czasochłonnego przetwarzania danych. Podobnie jak umożliwił powstanie wielu stanowisk i rodzajów pracy, o jakich do niedawna nikt nie słyszał. Choć postęp od zawsze wiązał się z uczuciami lęku i niepewności, ostatecznie pod wieloma względami rynek pracy zmienił się dzięki niemu na lepsze. A przecież już mechanizacja fabryk w XVIII wieku wywołała wśród robotników obawy przed masową utratą pracy.

Wysuwano też argumenty, jakoby prędkość pociągów – wówczas maksymalnie 39 km/h – mogła powodować uszkodzenie mózgu pasażerów. Wynalazki potrzebują czasu, żeby stać się częścią życia społecznego, a obawy są czymś naturalnym. Jednak doświadczenie pokazuje, że na rynku pracy człowiek wciąż jest i pozostanie niezastąpiony. Nawet jeśli sam rynek mocno się zmienia.

Pokolenia, dla których automatyzacja jest normą

W ciągu ostatnich kilku lat zmiany na rynku pracy stały się bardzo widoczne. Ma to związek z większą mobilnością i elastycznością miejsca czy godzin pracy, ale nie tylko. W organizacjach następuje wyraźna zmiana pokoleniowa. Jeszcze niedawno działy HR głowiły się nad stworzeniem odpowiedniego środowiska dla milenialsów. Dziś muszą już mierzyć się z oczekiwaniami coraz liczniej reprezentowanych na rynku pracy przedstawicieli pokolenia Z.

To pracownika nowego typu – wychowany w świecie wirtualnym, niepamiętający czasów bez internetu i telefonów komórkowych. Dla niego praca przy wypełnianiu tabelek i aktualizowaniu baz danych nie jest atrakcyjna. Według raportu Aterima HR 77 proc. młodych ludzi szuka pracy twórczej, w której mogę wykazać się inicjatywą i samodzielnością.

Jednocześnie przedstawiciele pokolenia Z traktują automatyzację jako coś zupełnie naturalnego. Badanie JA Worldwide pokazało, że 74 proc. respondentów z pokolenia Z postrzega automatyzację jako szansę na zdobycie kreatywnej pracy, której roboty nie są w stanie wykonywać. I dokładnie takie jest przeznaczenie RPA.

Co zyskujemy dzięki RPA?

Przede wszystkim czas i dokładność, a co za tym idzie – obniżenie kosztów. Robotic Process Automation ma na celu zautomatyzowanie tych czynności, które są wykonywane w sposób nieefektywny, często wręcz dezorganizują pracę. Na przykład, kiedy w pewnych okresach roku konieczne jest wprowadzenie dużej ilości danych w krótkim czasie, co skutkuje wyłączeniem części zespołu z innych działań. Roboty są w stanie wykonać te zadania znacznie szybciej, a pracownicy raczej nie będą za nimi tęsknić.

Ponadto pracownicy wykonujący żmudne, wielogodzinne czynności na komputerze szybko tracą koncentrację i odczuwają zmęczenie. Bywa to nie tylko demotywujące, lecz także zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędów, co owocuje koniecznością spędzenia kolejnych godzin na ich poprawianiu.

Na wprowadzeniu robotów do automatyzacji procesów biznesowych może zatem skorzystać bardzo wiele firm.

Gdzie znajdzie zastosowanie Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów?

Technologie RPA sprawdzą się we wszystkich organizacjach, które chcą zwiększyć efektywność i poprawić organizację pracy. Największe pole do automatyzacji procesów za pomocą robotów można znaleźć w księgowości, finansach, działach HR i logistyce. Coraz częściej RPA bywa również wykorzystywane w marketingu i sprzedaży. Obecnie przy jego pomocy powszechnie obsługiwane są:

• pliki PDF,
• arkusze Excel,
• systemy księgowe czy ERP (np. SAP),
• aplikacje webowe,
• portale WWW,
• systemy dostępne przez pulpit zdalny (np. Citrix).

Obszary, w których znajdzie zastosowanie, wciąż się poszerzają i sięgają po nie nowe branże. Nowe rozwiązania klasy RPA mogą być wspomagane przez mechanizmy sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, co dodatkowo zwiększa ich możliwości. A czas zwrotu z inwestycji w Robotic Process Automation jest szacowany na poziomie poniżej roku, co czyni to narzędzie znakomitym sposobem na szybkie obniżenie kosztów przy jednoczesnym zwiększeniu dokładności.

Platformy Robotic Process Automation z Orange

Aby spełniać swoje zadania, platformy Robotic Process Automation powinny być dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy i powstawać w bezpośredniej komunikacji z programistami. Takie podejście do wdrażania rozwiązań RPA preferuje Orange. Zespół BlueSoft, będący częścią Grupy Orange Polska, specjalizuje się w realizacji zintegrowanych strategii automatyzacji i ma doświadczenie w pracy z oprogramowaniami Blue Prism, Automation Anywhere, WorkFusion i Pega OpenSpan.

Automatyzacja powtarzalnych, podatnych na błędy zadań to kierunek, w którym zmierza rynek pracy. Warto już teraz przeanalizować, czy w naszej organizacji są procesy, które można zoptymalizować, wykorzystując roboty.