Telefon do pracy biurowej – prywatny czy służbowy?

Korzystanie z prywatnych smartfonów w pracy to popularny trend występujący pod chwytliwą nazwą BYOD, który utrzymuje się od wielu lat. Choć ma on swoich przeciwników, wygląda na to, że prędko nie zniknie z rynku. Jakie może nieść zagrożenia? Czy BYOD jest zgodny z prawem? To pytania, które pojawiają się najczęściej w kontekście tego zjawiska.

Telefon do pracy biurowej – wzrost znaczenia smartfonów

Udział urządzeń mobilnych w ruchu internetowym wzrasta z każdym rokiem. Raport „Digital 2020” podaje, że w 2020 roku na całym świecie smartfony wygenerowały aż 53 proc. tego ruchu. Pierwotne zastosowanie telefonu, a więc wykonywanie i odbieranie połączeń, zeszło na dalszy plan.

Na służbowych smartfonach pracownicy przeglądają pocztę, edytują dokumenty, a w międzyczasie śledzą media społecznościowe. Nieraz też kontaktują się z klientami i współpracownikami z prywatnych kont. Tym sposobem granica między służbowym a prywatnym telefonem coraz bardziej się zaciera. Czemu więc pracownicy nie mieliby korzystać tylko z własnego smartfona jako telefonu do pracy biurowej?

BYOD – kłopotliwy trend czy szansa?

BYOD, czyli Bring Your Own Device (Przynieś Swoje Urządzenie), to trend istniejący na rynku od wielu lat. Dla pracowników korzystanie z prywatnych telefonów w celach służbowych może mieć sporo zalet. Przestawienie się na inne urządzenie i system operacyjny bywa frustrujące, szczególnie jeśli jednocześnie trzeba korzystać z dwóch aparatów – mieć pod ręką zawsze i telefon służbowy, i prywatny.

Oznacza również konieczność instalowania od nowa wszystkich aplikacji i przenoszenia książki telefonicznej na telefonu służbowe. Na niektórych stanowiskach, na przykład handlowca czy PR-owca, pozyskane w ciągu wielu lat kontakty są kluczem do sukcesu. W czasach, gdy coraz więcej osób niechętnie odbiera połączenia od nieznanych numerów, prywatny telefon do pracy biurowej to większa szansa na budowanie długotrwałych relacji biznesowych i pozycji eksperta.

Dla pracodawcy telefon prywatny do celów służbowych oznacza przede wszystkim mniej obowiązków związanych z zarządzaniem flotą urządzeń oraz obniżenie kosztów. W tej sytuacji to pracownik ponosi opłaty związane z zakupem telefonu, a często również opłaca abonament i internet. Pojawia się jednak pytanie, czy korzystanie z prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych jest zgodne z prawem?

Czy wykorzystywanie telefonu prywatnego do celów służbowych jest legalne?

Kwestie związane z BYOD nie zostały dotąd jednoznacznie uregulowane w kodeksie pracy. Oznacza to, że im bardziej zagłębimy się w temat tego, czy można wykorzystywać telefon prywatny do celów służbowych, tym więcej znajdziemy niejasności. Zacznijmy jednak od tego, że do pracy na prywatnych urządzeniach nie można nikogo zmusić. Jednocześnie prawo nie zakazuje takich praktyk, jeśli na BYOD zgadza się i pracownik, i pracodawca.

Pracodawca ma obowiązek uregulować kwestię prywatnego telefonu do celów służbowych w odrębnej umowie, w porozumieniu z pracownikiem. Powinna ona doprecyzowywać, kto ponosi koszty ubezpieczenia za telefon do pracy biurowej, naprawy, eksploatacji itp. Przy czym firma musi zawsze proponować alternatywę dla pracy w modelu BYOD. W przeciwnym razie taka umowa może zostać zakwestionowana przez sąd jako podpisana pod przymusem.

Aby nie naginać przepisów podatkowych, pracodawca powinien również partycypować w kosztach zakupu i eksploatacji telefonu do pracy biurowej dla pracownika. Bez tego praca w modelu BYOD może zostać uznana za uzyskanie przychodu z nieodpłatnych świadczeń. Te zaś podlegają obowiązkowi podatkowemu.

Polityka w zakresie BYOD a cyberbezpieczeństwo

Najwięcej obaw nie budzą jednak aspekty prawne, lecz kwestie bezpieczeństwa dotyczące użytkowania prywatnego telefonu w pracy biurowej. Prywatne urządzenia w celach służbowych zdają się bardziej narażone na ataki hakerskie, kradzieże i wycieki danych. I zapewne tak jest, jeśli firma nie zadba o ich ochronę. Tymczasem badania przeprowadzone na zlecenie firmy Samsung pokazały, że jedynie 44 proc. dużych firm i 46 proc. małych i średnich przedsiębiorstw deklaruje posiadanie sformalizowanej polityki w zakresie BYOD.

Problem jest jednak szerszy. Niestety, większość polskich firm nie zabezpiecza wystarczająco swoich firmowych smartfonów. O ile działy IT dbają coraz bardziej o ochronę danych zgromadzonych na firmowych komputerach, nie można powiedzieć tego samego o telefonach służbowych. Dlatego to właśnie smartfony są obecnie urządzeniami, które w największym stopniu zagrażają cyfrowemu bezpieczeństwu firmy. I to zarówno te służbowe, jak i prywatne.

Największym wyzwaniem nie jest zatem samo BYOD, lecz to, jak generalnie polskie firmy podchodzą do kwestii zabezpieczania smartfonów firmowych. Jeśli wszystkie urządzenia mobilne zostaną objęte jednym systemem zarządzania, nie ma większego znaczenia, czy są one prywatne, czy służbowe. Jest to możliwe dzięki dostępnym na rynku rozwiązaniom Mobile Device Management, które zapewniają bezpieczeństwo sprzętu i przechowywanych na nim danych.

Tym sposobem pracownicy nie muszą rezygnować z komfortu korzystania z prywatnego smartfona w celach służbowych, a firma może być spokojna o swoje dane. Tak zorganizowana praca w modelu BYOD może być atrakcyjna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Telefon prywatny do celów służbowych może być zatem równie bezpieczny, co służbowy.