Microsoft Teams – ujednolicona komunikacja w firmie i wsparcie dla pracowników

W trakcie ostatnich lat zmienił się sposób zarządzania zespołami oraz komunikacja między nimi. Dziś wiemy już, że w wielu firmach home office zostanie na stałe. Osoby pracujące z domu miały możliwość poznania wielu narzędzi ułatwiających zdalną komunikację. Jednym z nich jest Microsoft Teams, komunikator. Co to dokładnie jest? Do czego służy Teams i czy jest bezpieczny? Wyjaśniamy!

Znacznie więcej niż komunikator firmowy. Jak działa Microsoft Teams?

W błędzie są ci, którzy uważają, że Microsoft Teams to jedynie biznesowy komunikator. W raporcie Magic Quadrant firmy Garner narzędzie zostało uznane za lidera w kategorii „Ujednolicona komunikacja jako usługa UCaaS” (red. UCaaS – Unified Communication as a Service). Najtrafniejsza odpowiedź na pytanie, do czego służy Microsoft Teams, brzmi: niemalże do wszystkiego.

Użytkownicy Teams dla firm doceniają możliwość zintegrowania w jednym narzędziu wszystkich wykorzystywanych do tej pory narzędzi i kanałów komunikacji w firmie. Od telefonów nabiurkowych i komórek po komunikatory.

Zapewnia to komfort pracy, a w dalszej perspektywie pomaga osiągnąć dużą efektywność projektową. Wszystko w jednym miejscu, scentralizowane w jeden spójny, efektywny i bezpieczny ekosystem: Microsoft Teams.

Microsoft Teams – dodatkowe zalety

Nie bez znaczenia jest możliwość redukcji kosztów związanych z zakupem serwisów i innych usług do obecnej infrastruktury, utrzymania kilku systemów do komunikacji (telefonii, narzędzi do kolaboracji i współpracy na odległość). Używanie Microsoft Teams dla firm nie wymaga żadnych dodatkowych nakładów finansowych czy serwerowych.

Zaletą Microsoft Teams jest również możliwość połączenia w zintegrowaną całość wielu lokalizacji, w tym pracowników zdalnych oraz oddziałów firmy – w oparciu o działanie w chmurze. A odpowiedzialność za działanie, stabilność i bezpieczeństwo rozwiązania, spoczywa na pracownikach operatora dostarczającego Microsoft Teams oraz zintegrowaną z MS Teams dla firm telefonię IP w jednym narzędziu.

Do czego jeszcze służy Teams? AI w służbie komunikacji i planer biznesowy

Nie mniej ważną sprawą jest szereg funkcji, które wspomagają codzienną pracę na Teamsach. Użytkownicy Microsoft Teams dla firm mają do wyboru wachlarz możliwości wizualnych, a dodatkowo mogą sami wgrywać swoje grafiki oraz rozmywać otoczenie. Algorytmy AI potrafią bez problemu wyciszyć zbyt głośnie tło i poprawić głośność biorących udział w spotkaniu.

Możliwość podkładania tła w trakcie wideokonferencji Teams dla firm to nie tylko komfort dla pracowników. To również nowy sposób na zaakcentowanie wizerunku firmy, jej profesjonalizmu oraz przekazania najważniejszych informacji (kontaktowych, haseł przewodnich itd.) – właśnie poprzez specjalnie przygotowane „firmowe” tło, które można ustawić przed połączeniem się poprzez Microsoft Teams.

Pamiętajmy także, że praca w zespole to wspólne osiąganie wyznaczonych celów. Każdy z członków zespołu stanowi ważny element całego procesu. Dlatego tak istotne jest właściwe planowanie zadań i rozdzielanie ich między współpracownikami. Microsoft Teams daje możliwość korzystania z elementów „To do list” oraz planera biznesowego (MS Teams Planner) – niezbędnych narzędzi do sprawnego zarządzania zespołem.

Czy Teams jest bezpieczny i warto go wybrać dla swojej firmy?

Dla przedsiębiorców ważne jest nie tylko to, jak funkcjonalny jest dany komunikator, ale przede wszystkim poziom bezpieczeństwa jego obsługi. Żadna firma nie może sobie pozwolić na wycieki informacji przekazywanych podczas wideokonferencji czy dołączanie do nich niepowołanych osób. Jak zatem wygląda sytuacja w przypadku Microfost Teams – czy jest bezpieczny?

Jak najbardziej. Teams dla firm nie śledzi danych użytkowników celem wyświetlania reklam, a wszelkie informacje o kliencie zostają usuwane wraz z zakończeniem subskrypcji. Microsoft Teams wykorzystuje liczne zabezpieczenia, takie jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA), szyfrowanie danych, zaawansowana ochrona przed zagrożeniami czy dostęp warunkowy umożliwiający ustawienie własnych zasad dostępu.

Co więcej, Microsoft Teams wspiera ponad 90 standardów regulacyjnych i prawnych z różnych krajów, w tym RODO. A to zaledwie początek całej listy funkcji, które czynią Teams dla firm naprawdę bezpiecznym komunikatorem.

Managerowie nie muszą zastanawiać się, czy korzystanie z Microsoft Teams ma sens. Ma i jest przyszłością każdego biznesu. Niezależnie od branży, podstawą działania każdej firmy jest bezpieczne skomunikowanie pracowników między sobą, przy zachowaniu stabilności oraz skalowalności. A jeśli narzędzie nie wymaga specjalistycznej kadry do utrzymania, jest łatwe w obsłudze i zapewnia prostą konfigurację, wybór staje się tym bardziej oczywisty.