Mobilne call center – sprawna komunikacja, większa elastyczność dla Twojej firmy

Firmy, których działalność bazuje na stałym telefonicznym kontakcie z klientami, wiedzą, że wymaga to zaangażowania odpowiednich środków. Konieczne jest posiadanie niemałego biura, wyposażenie go w stanowiska komputerowe, zapewnienie niezawodnego łącza internetowego oraz obsługa administracyjna. Ale jest sposób, by zrobić to prościej i taniej.

Tymczasem posiadanie własnego, dużego biura, w którym zasiadałyby wyłącznie osoby od telefonicznej obsługi klienta, to w dzisiejszych czasach niepotrzebna ekstrawagancja. Nowoczesne technologie umożliwiają zdalną pracę na dokumentach, ich edycję, komentowanie czy przesyłanie między zespołami bądź partnerami biznesowymi. Równie prosta może być zdalna obsługa klientów, zwana też wirtualną centralą.

Wirtualna Centralka Orange pomoże firmie zachować prestiżowy wizerunek, a jej pracownikom pozostać w stałym kontakcie telefonicznym z klientami.

Centrala telefoniczna, w której sam ustalasz reguły

Jedną z najważniejszych cech Wirtualnej Centralki Orange jest możliwość przekierowywania rozmów do właściwych pracowników, w zależności od przygotowanego scenariusza i wyboru dokonanego przez rozmówcę. Po wykonaniu połączenia na firmowy numer główny osoba dzwoniąca może – po odsłuchaniu głosowego komunikatu – wybrać za pomocą klawiatury telefonu interesujący ją dział lub poprosić o połączenie z operatorem. System, na bazie wcześniej ustalonych reguł, przekieruje rozmowę do odpowiedniego działu, który może mieć postać wirtualną – składać się z grupy rozproszonych geograficznie osób. Przedsiębiorca sam ustala, według jakich kryteriów ma nastąpić wybór numeru, na który nastąpi połączenie – pierwszy wolny, najmniej zajęty w skali dnia, najdłużej bezczynny lub losowo. Gdy do wirtualnej centralki dzwoni więcej osób, rozmowy mogą być kolejkowane, a oczekujący usłyszy informację o miejscu w kolejce.

W przypadku większych firm lub gdy wymaga tego scenariusz, istnieje możliwość określenia dodatkowych numerów głównych (stacjonarnych i komórkowych), np. do konkretnych działów lub oddziałów znajdujących się w innych miejscowościach. Wówczas połączenie może nastąpić na dwa sposoby – poprzez wybór odpowiedniej opcji z menu podłączonego do numeru głównego lub bezpośrednie połączenie telefoniczne z dodatkowym numerem głównym.

Zaawansowany poziom obsługi Twojego call center

Osoba dzwoniąca do firmy, aby móc poruszać się po menu, odsłuchuje przygotowane wcześniej i odtwarzane przez centralkę komunikaty głosowe. Mogą one zostać przygotowane wcześniej w studiu nagraniowym – odczytane przez profesjonalnego lektora i wgrane jako plik dźwiękowy do centralki.
W trakcie ustalania scenariusza dla centralki telefonicznej można też nagrać je samodzielnie, po prostu odczytując komunikat do mikrofonu w telefonie. Kolejną opcją jest zapewniony przez Orange moduł lektora, który odczytuje przygotowane wcześniej komunikaty tekstowe (po polsku głosem męskim i żeńskim oraz po angielsku głosem żeńskim). Jest to profesjonalne rozwiązanie syntezatora mowy, które m.in. rozpoznaje znaki interpunkcyjne, jak przecinki czy kropki.

Oczywiście połączenia mogą być inicjowane także przez pracowników firmy. Może je wykonywać każdy uprawniony użytkownik centralki ze swojego telefonu, a jeśli zostanie wprowadzone takie ustawienie w konfiguracji, u odbiorcy wyświetli się numer główny lub dodatkowy numer główny centralki. Połączenia z klientami mogą być też inicjowane przez wybraną osobę w firmie (np. sekretarkę), która – po zaanonsowaniu rozmówcy potrzeby rozmowy – zestawi połączenie, np. z dyrektorem.

Poznaj zaawansowane funkcje wirtualnej centrali telefonicznej

W centralkę wbudowano także moduł nagrywania rozmów telefonicznych. Rejestracja może dotyczyć rozmów wychodzących oraz przychodzących na numer główny i dodatkowe, a także na konkretne numery pracowników działające w ramach WCO. Aby zapewnić zgodność z prawem, obydwu stronom odtwarzany jest standardowy komunikat o nagrywaniu rozmów.

W ramach Wirtualnej Centralki Orange dostępne są również funkcje zaawansowane. Jedną z nich jest możliwość zintegrowania systemu informatycznego klienta z WCO. Dzięki temu numer telefonu klienta, który właśnie wykonuje połączenie, może zostać sprawdzony w bazie danych firmy i zostanie mu odtworzona dedykowana informacja, np. o statusie zamówienia. Alternatywnie automat może odczytać przygotowany wcześniej dla danej osoby komunikat i dopiero po jego odsłuchaniu dać jej możliwość rozmowy z konsultantem. Istnieje także możliwość takiego skonfigurowania centralki, aby na bazie informacji z systemu zarządzania klientami rozpoznawała status w programie lojalnościowym osoby dzwoniącej (np. srebrny, złoty, platynowy) i automatycznie przekierowywała ją do grupy odpowiedzialnej za komunikację z osobami o danym statusie.

Zainteresowany? Sprawdź ofertę i cennik. Klienci już dzwonią.