WCO, czyli Wirtualna Centralka Orange – profesjonalne narzędzie dla każdego przedsiębiorstwa

Szybki i efektywny kontakt telefoniczny z firmą buduje zaufanie i lojalność klientów, co z kolei zwiększa sprzedaż. Jak uzyskać takie efekty? Tanim i łatwym we wdrożeniu rozwiązaniem jest profesjonalny system zapowiedzi, przekierowań i kolejkowania połączeń, taki jak Wirtualna Centralka Orange. Co to takiego i jak działa ta technologia? Sprawdź!

Co to jest wirtualna centralka?

Wirtualna Centralka Orange (WCO) to zaawansowana usługa telekomunikacyjna, która łączy wszystkie firmowe numery stacjonarne i komórkowe w jeden. Rozwiązanie to pozwala na zautomatyzowane zarządzanie rozmowami przychodzącymi i wychodzącymi, w tym ich kolejkowanie. W efekcie obsługa jest szybsza i lepiej dopasowana do potrzeb biznesu oraz klientów.

Technologia ta nie wymaga inwestowania w fizyczną infrastrukturę w siedzibie firmy i jej konserwację. Możesz więc rozwijać biznes z dowolnego miejsca! Nie ogranicza Cię ona też pod względem liczby linii telefonicznych. Dołączysz do niej tyle numerów, ile potrzebujesz – zarówno stacjonarnych, jak i komórkowych.

To najlepszy wybór zwłaszcza dla firm z branży e-commerce. Dlaczego? Wirtualna centralka umożliwia odpowiadanie na pytania klientów w czasie rzeczywistym, a także szybkie rozwiązywanie ich problemów. Z Wirtualną Centralką Orange Twój biznes wejdzie na wyższy poziom obsługi klienta!

Rozwiązanie to ułatwia przejście przez proces cyfrowej transformacji i pozwala na optymalizację działań operacyjnych. Dotyczy to każdego przedsiębiorstwa – od małego start-upu, przez średniej wielkości organizacje, aż po korporacje z wieloma oddziałami.

Jak działa wirtualna centralka?

Wirtualna centralka to usługa w chmurze, która obsługiwana jest przez administratora centralki. To łatwe! Z poziomu intuicyjnej aplikacji internetowej można samodzielnie dokonywać zmian konfiguracyjnych i implementować nawet najbardziej rozbudowane scenariusze.

Rozwiązanie to nie wymaga ani konserwacji i dodatkowego pomieszczenia, ani też obsługi przez wewnętrzny dział IT firmy. Wszystkie połączenia przychodzące i wychodzące zawsze kierowane są najpierw do wirtualnego środowiska, które automatycznie przekierowuje w odpowiednie miejsca.

Najważniejsze funkcje Wirtualnej Centralki Orange

• Jeden numer firmowy – WCO integruje całą flotę telefoniczną Twojego biznesu pod jednym numerem mobilnym lub stacjonarnym rozpoznawalnym przez klientów i kontrahentów. W razie potrzeby możesz mieć kilka numerów służących do dzwonienia na centralkę.
• Komunikat powitalny z interaktywnym menu głosowym (IVR) – wirtualna centralka oferuje profesjonalne powitanie, automatyczne odbieranie połączeń przychodzących na główny numer kontaktowy, a także kierowanie dzwoniących bez rozłączania na zaprogramowane wcześniej linie, do hunting grup lub innego działu. W określonych porach lub poza godzinami pracy firmy może przedstawiać dzwoniącym specjalny komunikat.
• Strategia kolejkowania – funkcja ta umożliwia zarządzanie wieloma połączeniami przychodzącymi bez utraty żadnego z nich. Klienci mogą słuchać muzyki podczas oczekiwania na rozmowę z konsultantem bez uciążliwego sygnału „zajętości” oraz otrzymać informację o swojej pozycji w kolejce.
• Dedykowane komunikaty – w przypadku urlopu, kampanii promocyjnej lub innych okoliczności można samodzielnie skonfigurować komunikat w IVR lub dla danego pracownika z dowolnego miejsca na świecie.
• Nagrywanie połączeń głosowych/SMS/MMS, archiwizacja nagrań – WCO pozwala na nagrywanie połączeń w formacie stereo przychodzących przez główny numer kontaktowy lub odbieranie ich bezpośrednio na liniach personelu, a także rejestrowanie wiadomości SMS/MMS swoich pracowników. Dane w pakietach archiwizacyjnych są szyfrowane i dostępne przez dowolny czas tylko dla wskazanych osób z firmy. Można je pobrać również metodami API lub SFTP.
• Rozbudowane raporty połączeń i nagrań – wirtualna centralka umożliwia pobieranie szczegółowych zestawień w formacie xls (m.in. z czasem połączenia, statusem poszczególnych etapów komunikacji, takich jak czas przełączenia, czas oczekiwania na połączenie, skuteczność połączenia – odebrane, nieodebrane). Pozwala to na zyskanie kontroli nad komunikacją w firmie.
• Bezpieczeństwo danych – dane w WCO przechowywane są na serwerach Orange na terenie Polski. Usługa ta gwarantuje odpowiedni poziom ochrony nagrań zgodny z regulacjami finansowymi UE/KNF. Udostępnia ona także logowanie wieloskładnikowe (e-mail, SMS).
• Działanie usługi w VoLTE/VoWiFi – połączenia głosowe są realizowane przez nowoczesne sieci 4G i Wi-Fi, co gwarantuje lepszą jakość rozmów oraz ciągłość usług bez zakłóceń, niezależnie od dostępności sieci 3G.

Zalety Wirtualnej Centralki Orange

Wirtualna centralka, dzięki zaawansowanym funkcjom, może pomóc poprawić efektywność Twojej firmy. Oto najważniejsze z nich.

Oszczędność kosztów

Dostęp do Wirtualnej Centralki Orange uzyskuje się za pomocą bezpiecznego interfejsu WWW dostarczanego w modelu chmurowym.

Skalowalność

W przypadku Wirtualnej Centralki Orange możesz dowolnie zmieniać liczbę linii telefonicznych użytkowników, czyli pracowników odbierających połączenia z telefonów stacjonarnych i komórkowych. Co więcej, ich numery mogą znajdować się w różnych miejscach, a nawet w ruchu. Pozwala to na elastyczne dopasowanie usługi do potrzeb firmy i wspiera jej rozwój.

Bezprzewodowość

Wirtualna centralka do pracy z telefonem komórkowym lub stacjonarnym nie potrzebuje połączenia z internetem. Usługa działa w oparciu o sieć mobilną Orange. Pracownicy mogą odbierać połączenia z WCO w biurze, podczas pracy zdalnej czy w podróży – wystarczy im wtedy telefon komórkowy. Do zarządzania centralką i obsługi recepcji WCO wymagany jest dostęp do internetu.

Szybka konfiguracja

Proces rejestracji możesz przeprowadzić od razu po aktywacji i natychmiast uzyskać dostęp do WCO. Panel administratora centralki umożliwia samodzielną konfigurację schematu realizacji połączeń i wszystkich funkcjonalności. W razie problemów, uzyskasz wsparcie pod numerem całodobowej infolinii dla klientów (*800 / 510 800 800).

Wysoka niezawodność

Tradycyjne systemy telefoniczne zawodzą, ponieważ są narażone na awarie spowodowane złą pogodą, nieoczekiwanymi zdarzeniami lub innymi czynnikami, na które nie masz wpływu. Centrala wirtualna bazuje na georedundatnym rozwiązaniu technicznym, ulokowanym w bezpiecznych Data Center Orange. W razie awarii jednego z nich, kolejny przejmie jego funkcje, zapewniając nieprzerwaną pracę WCO.

Przykłady wdrożenia Wirtualnej Centralki Orange w firmach

Dla przedsiębiorców każdego kalibru duże znaczenie ma ustrukturyzowany i w pełni zautomatyzowany system telekomunikacyjny dostępny w chmurze, taki jak Wirtualna Centralka Orange. Wiesz już, jak działa to rozwiązanie i jakie ma zalety. Pora więc przyjrzeć się, jak można wykorzystać ją w praktyce zarówno w małych, jak i dużych organizacjach. Sprawdź, jak pomogła ona w obsłudze klientów w fabryce mebli, firmie energetycznej oraz dużej sieci handlowej.

Fabryka mebli

Lokalny zakład produkcji mebli zatrudniający 12 pracowników ma infolinię, którą obsługuje jeden konsultant. Obecnie przebywa on na zwolnieniu lekarskim. Połączenia przychodzą na jego numer służbowy, a handlowcy słyszą komunikat o niedostępności abonenta.

Jakby tego było mało, przedsiębiorstwo korzysta z przestarzałej infrastruktury telekomunikacyjnej, przez co nie może automatycznie przekierować tych rozmów na inny numer. W konsekwencji kontrahenci nie mogą realizować dostaw. Taka sytuacja kosztuje firmę czas, pieniądze i cenne kontrakty.

Aby uniknąć dłuższych przestojów w realizowaniu zamówień, zarząd firmy decyduje się na wdrożenie Wirtualnej Centralki Orange oraz podpisanie umowy o dostęp do szerokopasmowego internetu. Dzięki zoptymalizowanemu scenariuszowi połączeń klienci nie muszą już dzwonić wyłącznie do jednej osoby, aby uzyskać niezbędne informacje. Rozmowy są przekierowywane na główny numer firmy, co pozwala przyjąć zamówienie dowolnemu pracownikowi.

Instytucje finansowe

Jedna z firm z tego sektora zdecydowała się na wprowadzenie dokumentacji audio wszystkich rozmów z klientami – zgodnie z polityką prywatności i zasadami RODO oraz w oparciu o istniejące regulacje EU/KNF dla branży finansowej.

Dzięki Wirtualnej Centralce Orange zyskała ona nie tylko funkcjonalny system oparty na automatycznym nagrywaniu rozmów, ale też dostęp do interfejsu WWW, skąd można odtwarzać i pobierać nagrania z dowolnego dnia. Dodatkowo uruchomiła możliwość pobierania nagrań z pomocą API, co pozwala na pełny dostęp do nagrań w firmie.

Przydało się to m.in. w momencie rozpatrywania skargi klienta, który został wprowadzony w błąd przez pracownika firmy, co doprowadziło do niepoprawnej realizacji zlecenia zakupu akcji.

Sieć handlowa

Sieć specjalistycznych sklepów oferujących urządzenia medyczne z powodu braku personelu i miejsca na infrastrukturę telekomunikacyjną nie miała profesjonalnego call center, Po wdrożeniu Wirtualnej Centralki Orange opartej na środowisku chmurowym pracownicy nie musieli przechodzić szkoleń z obsługi urządzeń telekomunikacyjnych. Zarząd spółki natomiast nie musiał inwestować w infrastrukturę fizyczną.

Firma ma kilka oddziałów w całej Polsce, do których były przypisane oddzielne numery telefonów. Dzięki jednej funkcji dostępnej w Wirtualnej Centralnej Orange, a więc IVR – nie trzeba utrzymywać działów wsparcia klienta w każdej lokalizacji z osobna.

Klienci są kierowani do właściwego miejsca, dzwoniąc pod jeden, główny numer telefonu. Głosowe komunikaty ułatwiają nawigację i przyspieszają załatwienie konkretnej sprawy. Po godzinach pracy połączenia kierowana są na zapowiedź głosową informującą o porze otwarcia i możliwości kontaktu przez e-mail.

Cena Wirtualnej Centralki Orange

Ile kosztuje Wirtualna Centralka Orange? Cennik jest stały i zależy od wybranego planu taryfowego. W ramach oferty masz do wyboru aż cztery ustandaryzowane pakiety. Różnią się one między sobą liczbą użytkowników włączonych do usługi oraz wariantem podpisanej umowy.

Jeśli interesuje Cię spersonalizowany pakiet i więcej rozszerzeń, nasz opiekun handlowy pomoże dobrać najlepsze rozwiązanie do Twoich wymagań.

Jak skorzystać z Wirtualnej Centralki Orange?

W przeciwieństwie do tradycyjnego telefonu, którego instalacja wymaga sporo czasu, Wirtualna Centralka Orange jest gotowa do konfiguracji w kilka minut. To idealne rozwiązanie dla nowoczesnych firm, które chcą wdrożyć model wirtualnego biura umożliwiający pracownikom wykonywanie obowiązków z dowolnego miejsca.

Konfigurowanie Wirtualnej Centralki – jak skonfigurować WCO?

Zainteresowała Cię Wirtualna Centralka Orange? Konfiguracja jest bardzo prosta! To zaledwie kilka kroków.

1. Po określeniu potrzeb Twojej firmy i wybraniu pakietu (w zależności od liczby podłączonych stacjonarnych lub komórkowych numerów telefonicznych), umów się na spotkanie z opiekunem handlowym, podpisz umowę i aktywuj usługę.
2. Upewnij się, że masz bezpieczne i niezawodne połączenie z internetem. Aby uruchomić system, wystarczy wejść na stronę https://wco.orange.pl/login, a następnie podać indywidualny numer swojej centrali, login oraz hasło, które otrzymasz po aktywacji.
3. Dodaj użytkowników. Każdy pracownik, który będzie odbierał połączenia z głównego numeru kontaktowego, powinien znaleźć się na liście użytkowników.
4. Utwórz komunikat powitalny, który dzwoniący będą słyszeć, gdy wybiorą główny numer kontaktowy do firmy.
5. Zbuduj menu centrali zgodnie z własnymi preferencjami. Możesz przekierowywać wszystkie połączenia przychodzące bezpośrednio do operatora albo pozwolić klientom czy kontrahentom na wybór konkretnej opcji przed bezpośrednim połączeniem z pracownikiem.
6. Skonfiguruj wszystkie pozostałe funkcje, dzięki czemu przekierowania połączeń będą obsługiwane w najszybszy i najbardziej efektywny sposób.

Podsumowanie

Wirtualna Centralka Orange (WCO) to nowoczesne rozwiązanie telekomunikacyjne w chmurze, które umożliwia całkowitą automatyzację obsługi połączeń telefonicznych w firmie. Pozwala na tworzenie profesjonalnych komunikatów powitalnych z interaktywnym menu, skuteczne kolejkowanie rozmów, a nawet nagrywanie plików audio i zaawansowane raportowanie.

Dzięki WCO przedsiębiorstwa optymalizują koszty i zyskują elastyczność oraz możliwość skalowania usług bez konieczności inwestycji w tradycyjną infrastrukturę. Platforma wspiera pracowników, umożliwiając obsługę klientów za pomocą telefonów stacjonarnych i komórkowych z jednego, intuicyjnego panelu administracyjnego.

To kompleksowe narzędzie idealnie wpisuje się w potrzeby nowoczesnych firm, podnosząc poziom jakości obsługi i efektywność operacyjną w różnych branżach. Twoja Wirtualna Centralka Orange została skonfigurowana? Teraz możesz śmiało rozwijać swój biznes.